Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на право подписи документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
В распоряжении необходимо подробно расписать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на ЭП. Унифицированной формы указа нет — все примеры и образцы носят рекомендательный характер. Но есть требование об обязательной информации, которую надлежит указать в акте.
Чтобы не возникло проблем в ТОФК или УЦ при сдаче документов на получение электронной подписи, пропишите следующие сведения:
- полное и краткое (при наличии) наименование организации по уставным документам;
- основные реквизиты акта (номер, дата);
- количество лиц, наделяемых полномочиями по электронному подписанию документов, их Ф.И.О. (полностью), должности и зоны функциональной ответственности.
Право первой и второй подписи: кому принадлежит и как передать
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры.
Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять.
Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.
Унифицированной формы приказа на право подписи не существует. В организациях обычно разрабатываются свои формы организационно-распорядительной документации, в частности, приказов по основной деятельности. Приказ на право подписи оформляется по закрепленному в делопроизводственных инструкциях образцу.
Приказ оформляется на фирменном бланке организации (если она его использует). Если же организация не применяет бланк, то в «шапке» приказа потребуется указать реквизиты организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП для юрлиц.
На нашем сайте имеется образец составления приказа и бланк для скачивания, которым можно воспользоваться. Приказ на право подписи состоит из следующих обязательных элементов:
- «шапка» с реквизитами организации;
- название приказа «О предоставлении права подписи документов»;
- преамбула, в которой перечисляются основания для издания приказа (ссылки на законы, отраслевые, ведомственные требования, если таковые имеются);
- слово «приказываю», расположенное посередине под преамбулой;
- текст приказа;
- отметка о лице, ответственном за доведение приказа до заинтересованных лиц;
- отметка о лице, контролирующем исполнение приказа;
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя, подписывающего приказ.
После издания приказу присваиваются дата и номер. Для удобства работы должностному лицу, получившему право подписывать документы, может быть выдана его заверенная в установленном порядке копия, которая хранится на рабочем месте.
Пошаговая инструкция по составлению документа
Структурно приказ можно разделить на три части: шапка, основная часть и подписи сторон. Начать следует, как и всегда, с шапки документа. В ней необходимо будет указать реквизиты организации. Для облегчения задачи имеет смысл воспользоваться фирменным бланком компании, на котором эти сведения изложены по умолчанию. В случае составления приказа с чистого лица, указываем полное наименование юридического лица (как прописано в учредительном документе). При желании можно указать и другие данные: юридический адрес, ИНН, ОГРН и т.д. Наименование выступает в качестве обязательного минимума.
Ниже по документу пишем его названием (приказ на право подписи первичных документов) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием прописываем сегодняшнее число и населённый пункт. Удостоверяемся в правильности указанных данных и переходим дальше.
Основную часть приказа следует начать с мотивации принятия решения о передаче права подписи. Объясняем это, во-первых, требованиями законодательства (закон о бухгалтерском учёте) и, во-вторых, обеспечением логистики на предприятии.
Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие моменты:
- кому передаётся право подписи. Указываем ФИО и должность лица на предприятии, согласно штатному расписанию;
- какие именно документы сможет подписывать сотрудник. Даём их полный перечень;
- при необходимости обозначаем срок, на который делегируется право подписи;
- утверждаем образец подписи работника, изложенной в настоящем приказе, в качестве образца. Делается это в качестве защиты от подделки.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Если в приказе не указан срок действия делегирования права подписи, как его определить?
По доверенностям управляются исключительно организации, которые создаются в организационно-правовой форме товарищества на вере (ст. 84 Гражданского кодекса РФ; далее – ГК РФ).
В организациях других организационно-правовых форм, как коммерческих, так и некоммерческих, создается (избирается или назначается собранием участников, советом директоров или правлением) орган управления
или
единоличный исполнительный орган
, которым является
руководитель организации
. В соответствии с действующим законодательством и на основании устава организации (или положения) руководитель отвечает за организацию системы управления, издает приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками организации, и утверждает штатное расписание. Именно такие полномочия закреплены в настоящее время в уставах большинства действующих организаций.
В обычаях гражданского и делового управленческого оборота давно закрепилось понимание, что приказ является правовым актом, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения и основных, и оперативных вопросов деятельности организации
. В приказе устанавливаются внутренние нормы и правила организации, он является, прежде всего, внутренним распорядительным документом.
А срок действия приказа как правового акта – до его отмены, признания утратившим силу или до внесения в него изменений и дополнений
(это общее правило юридической техники).
Руководитель имеет полномочия издавать приказы в рамках оперативного самоуправления организации, он устанавливает нормы и правила поведения в рамках реализации стратегии и политики организации, управления персоналом и другими ресурсами, утверждает планы и итоги их выполнения, вводит в действие новые технологии, стандарты, правила, регламентирующие производство, сбыт, оказание услуг и т.п. виды деятельности, соответствующие уставу организации. Во внешней среде сам руководитель имеет право действовать без доверенности, в т.ч. представлять все интересы организации и совершать сделки.
Свои полномочия он может делегировать
своим заместителям или руководителям структурных подразделений, в том числе право издания приказов и распоряжений, но только по оперативным вопросам и в рамках тех направлений деятельности, за которые отвечают или которые «курируют» данные руководители, право подписания счетов, счетов-фактур, право удостоверения копий и выписок из документов организации и т.п.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции.
Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Образец приказ на право подписи первичных документов — доверенность, предоставлении, передаче в 2020 году
Различные хозяйственные операции ИП, а также юр. лиц в обязательном порядке должны подтверждаться всевозможными первичными документами.
Они обязательно составляются в полном соответствии со специальными унифицированными форматами, которые отражаются в законодательных актах.
А также внутренней учетной документации предприятия. Причем действительными подобные первичные документы становятся при наличии не только утвержденной формы, но также подписи уполномоченного лица.
- Что нужно знать
- Приказ о предоставлении права подписи первичных документов
Перечень лиц, которые имеют право передавать подобные полномочия, также утверждается в специальном нормативно-правовом документе.
Деятельность хозяйственная и финансовая различного рода индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц должна осуществляться строго в соответствии с действующим законодательством.
Подтверждается данный момент при помощи специальной первичной учетной документации.
Причем формат её в обязательном порядке должен соответствовать специальным, установленным на законодательном уровне, формам.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно, необходимо будет отнести следующие:
- основные моменты;
- зачем это нужно;
- правовая база.
Особое внимание необходимо будет уделить приказу о передаче права подписи первичных документов. Так как этот документ имеет особенно важное значение на фоне остальных.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Как оформить приказ на предоставление права подписи
Законодатель не определяет фиксированный бланк, которому нужно следовать. В расчёт берётся то, что компания располагает фирменным бланком, на котором можно выполнить указанный документ.
Если на предприятии действует локальное положение по делопроизводству, стоит использовать бланк, закреплённый им, в качестве приложения. Если такого нет, то вновь созданный образец приказа на право подписи генерального директора стоит продублировать и приложить к положению на будущее. Для оформления приказа не требуется какого-либо первичного документа, к примеру, письменного согласия. Об этом не идёт речи в законе или других нормативных актах. Предполагается, что необходимость наделить правом подписи возникает у директора, который выступает в качестве инициатора.
В то же время заставлять сотрудника подписывать какие-либо документы, особенно бухгалтерской отчётности, противозаконно. Поэтому следует заранее обсудить вопрос с предполагаемыми кандидатами и простимулировать их, к примеру, издать параллельный приказ о поощрении.
В случае необходимости изданный документ может быть также отменён, отдельным приказом.
Когда кандидат определён, и стороны обсудили планируемые действия, следует приступить к оформлению бумаги. Приказ может составляться на фирменном бланк или простом листе А4, с указанием реквизитов компании, где в «шапке» обязательно должны быть название, адрес, регистрационные коды.
Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит
Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:
- заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
- подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
- взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.
Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.
Кто может подписывать первичные документы
Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, — все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:
- генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- кладовщик, отпустивший товар;
- водитель, принявший товар к перевозке;
- кладовщик, принявший товар на склад;
- специалист, принявший к учету документацию;
- сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.
Как написать приказ: основные правила и образец
Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия. При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:
- номер приказа,
- дату составления,
- название компании,
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:
- должности,
- фамилии-имени-отчества,
- списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.
Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.