Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное написания адреса в письме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что же подразумевается под почтовым адресом? Представим, что вы хотите отправить письмо близкому другу в деревню Ильино, которая расположена в тридцати километрах от райцентра. Сами вы проживаете в Москве. Допустим, что вы точно знаете адрес друга, но этого недостаточно. На конверте и в бланке для посылок имеется поле с написанием шести цифр. Очень важно знать, какой почтовый индекс по адресу. Именно те самые шесть цифр, которые следует прописать в первую очередь. Без индекса (кодового штампа) посылку, бандероль, простое или заказное письмо сотрудники почты не примут. Поэтому обязательно узнайте точно, какой индекс у районной почты, которая занимается отправкой писем в деревню Ильино. Здесь нужно быть внимательным, так как если написать индекс другого почтового отделения, то письмо может вовсе не дойти. Почтовое отделение работает только с теми адресами, которые к нему находятся ближе всего. Бывают исключения, когда совершается досылка из ошибочного отделения в нужное.
Правила написания адресов
При заполнении полей содержащих почтовые адреса, необходимо соблюдать следующие правила:
- почтовый индекс указывается в отдельном поле, не нужно дублировать его в поле адреса;
- если в адресе необходимо указать регион, то он приводится перед названием населенного пункта (например: Московская обл., г. Долгопрудный);
- перед названием населенного пункта необходимо указать сокращенное название его типа (перечень сокращений см. ниже), отделив его пробелом;
- сокращения ул., пр-т, пр., б-р, наб., пл. и т.д. также должны отделяться пробелом от названия улицы, проспекта и т.д.;
- между сокращениями д., корп., кв. и т.д., и соответствующими номерами пробелов быть не должно;
- название региона, населенного пункта, улицы, номер дома, корпус, номер квартиры отделяются друг от друга запятой и пробелом;
- названия населенных пунктов и улиц должны быть приведены полностью, без сокращений (например, нельзя писать С.-Петербург, Н.Новгород, Б.Черкизовская и т.д.);
- если улица названа чьим-то именем, инициалы указываются перед фамилией и отделяются точкой без пробелов (например, ул. М.Ульяновой).
Правила написания адресов
При заполнении полей содержащих почтовые адреса, необходимо соблюдать следующие правила:
- почтовый индекс указывается в отдельном поле, не нужно дублировать его в поле адреса;
- если в адресе необходимо указать регион, то он приводится перед названием населенного пункта (например: Московская обл., г. Долгопрудный);
- перед названием населенного пункта необходимо указать сокращенное название его типа (перечень сокращений см. ниже), отделив его пробелом;
- сокращения ул., пр-т, пр., б-р, наб., пл. и т.д. также должны отделяться пробелом от названия улицы, проспекта и т.д.;
- между сокращениями д., корп., кв. и т.д., и соответствующими номерами пробелов быть не должно;
- название региона, населенного пункта, улицы, номер дома, корпус, номер квартиры отделяются друг от друга запятой и пробелом;
- названия населенных пунктов и улиц должны быть приведены полностью, без сокращений (например, нельзя писать С.-Петербург, Н.Новгород, Б.Черкизовская и т.д.);
- если улица названа чьим-то именем, инициалы указываются перед фамилией и отделяются точкой без пробелов (например, ул. М.Ульяновой).
Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
г. Красноярск, 660011
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Губернатору Красноярского края
2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Федеральное архивное агентство
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Руководителю договорно- правового отдела
3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»
Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Сибирский федеральный университет
Профсоюзная ул., д. 82,
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660077
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, как оформить реквизит «адресат»
Новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) принят Росстандартом от 08.12.2016 № 2004-ст . Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.
Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.
Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).
Адресатом документа может быть:
- организация,
- структурное подразделение организации,
- должностное лицо,
- физическое лицо.
Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.
Наиболее значимые изменения в реквизите «адресат»
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Как написать свой адрес, если вы живете в США?
В целом алгоритм написания адреса такой же, как и для Великобритании, но с некоторыми особенностями. После названия города следует аббревиатура штата, после которого пишется название страны – USA.
Mr Marvin Brown
425 Capitol Street
Seattle
WA 77553
USA
При этом необходимо обратить внимание на тот факт, что стандарт ИСО написания международного адреса является всего лишь рекомендацией. У некоторых стран написание своего международного адреса может иметь свои особенности. Это зависит от национальных правил и традиций этих стран. Сюда относятся последовательности размещения элементов адреса, степень уточнения адресных данных, почтовые коды или использование сокращений.
Помимо этого, учитывают и рекомендации всемирного почтового союза, а также других документов, принятых международными организациями.
Если вы пишете свой адрес для отправки письма или посылки необходимо помнить, что адрес пишется, прежде всего, для работников почты. Именно от правильности заполненного адреса зависит, дойдет ли письмо до адресата.
Также следует помнить, что если вы составляете письмо в англоязычную страну, то свое имя в адресе подписывать не нужно, так как имя отправителя уже указано в письме.
Ошибки при заполнении полей конверта
Что произойдет, если вы допустили ошибки при заполнении полей почтового конверта? В зависимости от конкретной неточности возможно:
-
почта не найдет адрес с ошибкой и вернет отправление назад, но это займет много времени;
-
неправильно заполнен индекс — автоматика отправит ваше письмо в другую страну или регион, сбросит его в контейнер для ручной обработки, и операторы будут искать правильный вариант;
-
индекс заполнен не до конца — отправление попадет в страну, но дальше его будут обрабатывать операторы, а это замедлит пересылку;
-
неправильное написание улицы — отправление будет бродить по району, если почтальон не сообразит, что допущена ошибка, а в худшем случае пойдет назад.
Как заполнять конверт для письма за границу?
При заполнении конверта в Украину придерживайтесь таких правил:
- Конверт подписывайте ручкой любого цвета, кроме алого, желтого и изумрудного цветов.
- Когда будете подписывать конверт, не сокращайте адрес.
- Собственный адрес пишите в углу с левой стороны вверху.
- Данные адресата укажите в том поле, которое будет находиться с правой стороны внизу.
- Во время заполнения пишите так, как указано в образце. Поочередно указывайте всю информацию.
- В конце укажите индекс. Есть такие конверты, в которых он расположен в специальном месте. В таком случае указывайте индекс именно там.
- Указывать информацию, которая касается адресата, можете на удобном для вас языке (рус или укр).
- Название государства дополнительно укажите на конверте. Пишите страну только крупными буквами.
- Хотите послать письмо в какую-то страну? Тогда заранее купите конверт для международных писем, приклейте на него нужные почтовые марки.
- Заполните конверт по правилам, идентичным государственным параметрам. Есть только одна отличительная особенность – заполнять конверт с данными получателя вы должны в переводе.
Как указать обратный адрес на письме
Обратный адрес на любом конверте или посылке указывается не только для того, чтобы адресат знал, куда отправить ответ. Адрес отправителя может понадобиться почтальону в случае, если письмо придется вернуть.
«Почта России» рекомендует указывать обратный адрес на русском языке, а название страны и города — дублировать на английском. Это значительно упростит работу работникам почты в случае, если письмо придется вернуть. Для жителей Великобритании и США кириллица — все равно что арабская вязь. Поэтому, если адресат окажется не найден, американских/британских почтальонов спасет указанное на конверте латиницей название страны и города отправителя. Русский же почтальоны, получив письмо обратно, без проблем читают адрес отправителя, написанный по-русски, и возвращают ему письмо с пометкой «адресат не найден».
Понятие почтового адреса
Все опции, связанные с наличием адреса, его возникновением и прекращением его действия регулируются федеральным законом «О почтовой связи». Подробнее этот вопрос освещен в правилах оказания услуг по доставке корреспонденции. Они освещают такие вопросы, как:
- способ указания адресата. Необходимо ли наименование должности, требуется ли писать инициалы или полное имя;
- последовательность размещения отдельных элементов адреса;
- можно ли использовать сокращения и какие из них относятся к общепринятым;
- где и когда требуется писать заглавные буквы;
- простые и двойные номера домов литеры – как их указать правильно;
- бывают ли случаи, когда сокращение «г.» не ставиться перед названием города;
- необходимо ли указывать более крупные, чем населенный пункт, административно-территориальные образования.
Точное знание, что значит почтовый адрес, позволит не ошибиться при отправке важной корреспонденции.
Частные вопросы написания
Правила написания всех элементов места нахождения фирмы или гражданина помогут не ошибиться и отправить важные документы по верному направлению. При указании данных наиболее часто внимание обращается на следующие моменты:
- указание лица, на имя которого отправляется корреспонденция. Если она была отправлена «до востребования» и будет получена по паспорту, имя и отчество нужно указывать без сокращений. В ином случае достаточно инициалов. Для частного лица по требованиям ГОСТ они ставятся перед фамилий, для руководителя или менеджера организации – после;
- все сокращения должны соответствовать стандартам, указанным в словаре. Так, «пр.» может быть расшифровано и как проезд, и как проспект, поэтому таких неоднозначных ситуаций следует избегать;
- использование прописных и строчных букв. В названиях улиц все слова, включая должности, воинские звания, профессии, должны быть написаны с больших букв, например, ул. 26 Бакинских Комиссаров;
- при написании номер дома, если он двойной, цифры должны разделяться косой чертой. Буквенные обозначения пишутся слитно;
- для гражданина указывается номер квартиры, если она существует, и он не живет в отдельном коттедже. Для компании можно указать номер офиса, но следует иметь в виду, что обычно в бизнес-центрах сортировка корреспонденции производится на основании наименования компании. Его можно указывать как в полном, так и сокращенном виде.
Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:
- объективность;
- краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
- нейтральность тона изложения;
- отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
- отсутствие эмоциональных оценок;
- чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.
Адрес фактического проживания: что это значит
Институт прописки существовал в Советском Союзе и даже еще до его появления. Она имела разрешительный характер. В 1991 году ее признали неконституционной. Вместо этого, появилась другая процедура – регистрация по месту жительства.Важно! Несмотря на то, что прописка в России уже давно отменена, граждане страны все же обязаны информировать госорганы о том, где они живут.
После отмены прописки появились временная и постоянная регистрация, а также понятие «адрес фактического проживания». Это жилое помещение, в котором человек проживает фактически большую часть времени. Причем подразумевается именно место, где гражданин живет реально, а не по документам.
Проживать люди могут в различных категориях жилых помещений:
- квартиры;
- жилые дома;
- другие типы жилых помещений.
Справка! Совершенно необязательно человек должен иметь право собственности на помещение, в котором он реально живет. У него могут иметься для этого самые разные основания: аренда или договор найма, родственные связи с владельцем жилья или близкие отношения с ним. Даже просто разрешения хозяина недвижимости теоретически вполне достаточно, чтобы ее допустимо было считать местом фактического проживания.
Международные отправления из России: правила
Важной окажется информация и о том, как правильно писать адреса на конвертах, если нужно отправить послание за границу. Так, в первую очередь хочется напомнить, что следует соблюдать все вышеупомянутые правила. Порядок написания будет такой же: сначала идет имя, далее название улицы, номера дома, квартиры, далее город, район, область (штат) и в самом конце страна и индекс. Также стоит сказать и о том, что названия улиц, домов, фамилии и имена не переводятся на иностранный язык. А вот родовые понятия, такие слова, как, например, «дом», «улица», «поселок» или «город» требуют перевода. Однако есть и определенные нюансы при переводе на иностранный язык: названия известных городов лучше писать все же в переводе (примером может быть город Москва. Писать на конверте лучше Moscow, а не Moskva). Стоит помнить, что почтовый адрес на английском пишется как для адресата, так и для отправителя (допускается написание первого на языке той страны, куда отправляется письмо, однако всегда название страны должно быть продублировано на русском языке).