Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести кассовые операции в 2023 году: документы по кассовой дисциплине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Правила ведения и хранения документации
- Кассовые документы должны быть подписаны тремя лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем.
- В обязательных кассовых документах, таких как ПКО, РКО и кассовая книга, требуются отсылки к счетам бухгалтерского учета. Это правило применимо только к юридическим лицам.
- Если в течение дня произошла хотя бы одна наличная операция, необходимо оформить кассовые документы.
- Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатать и подписать вручную. При использовании электронной подписи печатный вариант не требуется.
Унифицированные бланки
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
- ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
- книга;
- платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
- журнал регистрации данных счетчиков;
- сами показания;
- справки-расчеты;
- акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
- выписки о вызове технических специалистов.
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Предел расчетов наличными между организациями и ИП
Предел расхода наличных денежных средств регулируется Центробанком России и между хозяйствующими субъектами составляет 100 000 рублей. Данное ограничение не действует на физических лиц, не являющимися предпринимателями, в том числе на плательщиков налога на профдоход, или самозанятых.
Согласно порядку кассовых операций, лимит действует на одну сделку в рамках одного договора. Допустимо рассчитываться наличными в пределах 100 000 рублей по нескольким разным договорам. Заключение договоров на одну услугу от одной организации на сумму ниже лимита может быть расценено как нарушение кассовой дисциплины.
Практика показывает, что переводить крупные суммы организациям и ИП удобнее и безопаснее с расчетного счета безналичным способом.
Упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП и малого бизнеса
Малый бизнес и ИП вправе:
-
не устанавливать лимит остатка наличных денежных средств;
-
не хранить в банке деньги сверх лимита, полученные от предпринимательской деятельности;
-
не оформлять кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами;
-
не заниматься ведением кассовой книги в том случае, если в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов либо доходов и расходов; такое же послабление действует, когда предприниматели ведут учет объектов налогообложения либо физических показателей, которые характеризуют вид деятельности.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
- производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
- как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
- соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
- соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
- выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.
Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
О порядке ведения кассовой книги, также — смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.
Расчетно-платежная ведомость
Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.
Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:
- расчетно-платежную;
- расчетную;
- платежную.
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:
- для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,
- для расчетной ведомости форма №Т-51,
- для платежной ведомости форма №Т-53.
Документальное оформление и учет кассовых операций.
Денежные средства-наличные деньги и денежные документы находящиеся в кассе организации номинированные как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.
Нормативно-правовым документом регулирующими порядок ведения кассовых операций является: постановление от 29.03.2011 № 107 — Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
Кассовые операции — это операции юридических лиц, подразделений, ИП между собой, с банком и с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег.
Кассовые операции осуществляет кассир. Он является должностным лицом с которым заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им денежных средств.
Для приёма, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу.
Поступившую наличную выручку можно расходовать без получения разрешения банка на следующие цели:
— на выплату авансов и заработной платы, а также отпускных;
— на выплату различных пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.);
— на выплаты по гражданско-правовым договорам, заключение которых связано с осуществляемой организацией деятельностью;
— на командировочные расходы;
— на хозяйственные расходы, необходимые для нормального функционирования организации (на горюче-смазочные материалы, канцелярские товары, нормативно-справочную литературу, необходимую для осуществления хозяйственной деятельности, и т.д.);
— на иные цели, в которых есть производственная необходимость.
Вместе с тем организации не имеют права расходовать наличные денежные средства из выручки в следующих случаях:
· при наложении ареста и обращении взыскания на денежные средства организации, находящиеся на ее текущих (расчетных) банковских счетах;
· при приостановлении операций по текущим (расчетным) банковским счетам;
· при наличии картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок»;
· если организация находится в стадии ликвидации.
Кроме того, при выплате наличных денежных средств из выручки должны соблюдаться ограничения, установленные законодательством.
Организации не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов, поэтому в организациях должен быть разработан порядок и сроки сдачи полученной выручки в банковское учреждение. Организации самостоятельно определяют (в приказе руководителя организации) порядок и сроки сдачи выручки. При этом сроки сдачи выручки устанавливаются не реже 1 раза в 7 календарных дней.
В случае изменения объемов кассовых оборотов или по иным причинам порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены (по решению руководителя организации).
Установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров сообщаются обслуживающему банку в сроки, определенные договором между организацией и обслуживающим банком.
Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографическим номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности, которые регистрируются и об использовании которых отчитываются перед Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.
Приходный кассовый ордер состоит из корешка и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в 1 экземпляре. Вторая часть приходного кассового ордера – квитанция — является отрывной частью и служит оправдательным документом для лица внесшего деньги в кассу. Квитанция подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и выдается лицу, сдающему деньги, а корешок со штампом получено прилагается к кассовому отчету кассира.
Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2). При массовых выплатах денег физическим лицам оформляются платежные ведомости на которых проставляется штамп с реквизитами РКО. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. При получении денег получатель сам указывает сумму денежных средств, дату получения, подпись.
В расходном кассовом ордере указывается документ удостоверяющий личность получателя.
Все кассовые ордера заполняются и регистрируются в бухгалтерии, в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма №КО-3).
Операции по движению денежных средств отражаются в кассовой книге (форма № КО-4).Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество пронумерованных листов указываются на опечатке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовую книгу осуществляет кассир ежедневно в 2-х экземплярах через копировальную бумагу на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу за день, выводит остаток.
Кассовая книга является регистром хронологической регистрации операций с денежными средствами. Второй экземпляр является отрывным и вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию для проверки, обработки и утверждения.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу организации, по кредиту – списание. Остаток только дебетовый или равняется нулю и показывает наличие денежных средств в кассе на конец дня.
| Дебет | Кредит | |
| Получены деньги с расчетного (валютного) счета | 51(52) | |
| Поступила выручка от реализации товаров, работ, услуг | ||
| Поступила выручка в кассу от реализации основных средств и прочих активов | ||
| Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы | ||
| Погашена задолженность по товарам проданным в кредит | 76/6 | |
| Погашена задолженность по недостачам, хищениям | 73/2 | |
| Внесены денежные взносы в уставной фонд | (80)75/1 | |
| Сданы из кассы денежные средства для зачисления на расчетный (валютный) счет | 51(52) | |
| Сдана из кассы выручка в отделение связи, инкассатору, вечевую кассу банка в последний день месяца · сумма выручки · почтовый сбор · НДС с почтового сбора | 26(44) | |
| Выплачена из кассы заработная плата | ||
| Выдана из кассы подотчетные суммы работникам |
Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по каждому кассиру на основании отчетов кассира с приложенными документами. В журнале-ордере №1 и ведомости №1.Журнал-ордер ведется по Кт 50 счета в Дт разных счетов, а ведомость по Дт 50 счета в Кт разных счетов.
Пакет документов и правила заполнения бумаг
Госкомитетом России утвержден список документации, посредством которых работники организации ведут специфику кассовых процедур. Все ниже перечисленные юридические бумаги включены в Общероссийский классификатор документов менеджмента ОК 011-93.
Список состоит из шести видов первичной документации учета кассы:
- книга кассовых операций;
- ордер приходных операций;
- ордер расходных операций;
- книга учета получения и выдачи кассиром наличности;
- расчетно-платежная (расчётная для предприятий, перечисляющих ЗП сотрудникам на карту) ведомость.
Отдельные правила прописаны для ИП (физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью). Закон разрешает им отказаться от обязательного оформления приходно-расходных ордеров, необязательна также и кассовая книга. Условия прописаны в Налоговом кодексе Российской Федерации. Однако если ИП изъявит желание, он может оформить перечисленные документы для собственного удобства, ведь это поможет лучше контролировать движение средств внутри организации. При решении вести обозначенные документы, ИП должны ориентироваться на нормы, которые установил ЦБ России.