Что такое адаптация персонала и как она происходит

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое адаптация персонала и как она происходит». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.

Зачем помогать сотрудникам в адаптации

Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно.

Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую.

Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы.

Основные «ступени» адаптации

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

1. Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности. Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.
2. Выбор курса. Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.
3. Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.
4. «Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Эффективная адаптация персонала

Сотрудники всегда были главным ресурсом, без которого ни один бизнес не может развиваться и достигать своих целей. Поэтому так важно уделять внимание каждому работнику и его правильной адаптации, а особенно на этапе его знакомства с командой. Для этого существует адаптация персонала — тщательно продуманная программа интеграции новых кадров в компанию, которая помогает им быстрее ознакомиться с новыми задачами, условиями труда, корпоративной культурой и наладить рабочие контакты.

Начало новой работы всегда связано со стрессом из-за того, что человек находится новой окружающей среде. И неважно, какую должность он занимает — высокую руководящую или соответствует рядовому работнику. Правильная реализация программы организационной адаптации задает темп последующей работе, а ее отсутствие приводит к негативному отношению работников или вовсе непониманию своих обязанностей и роли.

Вместо того чтобы позволить сотруднику самому узнать, как все работает изнутри, адаптация в организации помогает представить компанию, ее процессы в полной мере и в сжатые сроки. Новый работник может сосредоточиться на выполнении своих задач, не тратя времени на самостоятельное исследование корпоративных механизмов.

Этапы адаптации нового сотрудника

Чтобы адаптация новых сотрудников была эффективной и успешной, нагрузку на работника следует распределить на четыре этапа, в каждый из которых он выполняет разные функции:

• Пассивная функция (физиологическая и производственная адаптация);
• Пассивно-активная функция (организационная и психологическая адаптация);
• Активная функция (экономическая и профессиональная адаптация);
• Проактивная функция (социальная адаптация)

Переход от одной функции к другой может повысить уверенность сотрудников, инициативу и улучшить общение, одновременно уменьшая разочарование, беспокойство и стресс.

Работающие методы адаптации персонала в организации

1. Метод неформализованного сопровождения.

Внедрение адаптации персонала таким путем наиболее эффективно, но только если проводятся мероприятия, направленные на решение конкретной задачи. Это метод предполагает ведение новичка, что, конечно, отнимает время.

При составлении плана адаптации сотрудников менеджер по персоналу должен четко рассчитать, сколько времени потребуется для его реализации. При этом каждый аспект внедрения нового специалиста учитывают в рамках системы финансового поощрения. Менеджер по персоналу должен познакомить новичка с коллективом и рассказать об основных нюансах работы.

2. Метод проведения мероприятий.

Задача менеджера по подбору персонала — организовать мероприятия, в рамках которых новичок мог бы лично познакомиться с другими сотрудниками. Такой подход улучшает взаимоотношения в коллективе. Через определенный период после прихода нового специалиста, как правило, организуют внеплановое посещение ресторана или торжество в честь именинников. В больших компаниях нередко организовывают мини-мероприятия для конкретных подразделений.

Задача руководителя — подготовить новичка к корпоративу и дать определенные советы:

• как лучше одеться, уместно ли будет шутить на мероприятии;

• как выбрать тему и начать беседу;

• нужно ли произносить на корпоративе тосты.

Если традиции предприятия предполагают самопрезентацию, новичку следует помочь ее подготовить, а также порекомендовать, с кем побеседовать на мероприятии.

Адаптировать нового сотрудника можно в рамках корпоратива в честь успешного завершения квартала или достижения запланированных целей в ушедшем месяце. Помните, перед мероприятием работника лучше заранее познакомить с коллективом. В противном случае праздник не доставит ему радости, а лишь заставит нервничать.

Метод корпоративного PR.

В соответствии с ним составляют особый список требований к поведению в компании. Каждая организация формирует собственный перечень, в основе которого лежит специфика работы и принятая модель поведения персонала. Также в перечне может быть сказано о дресс-коде, трудовом графике и выходных, правилах организации рабочего места и проч.

Командный тренинг.

Метод, в отличие от других, используют нечасто. К примеру, если персонал очень сплочен и дружен, то появление нового человека — профессионала в своей области — вызывает негатив. Благодаря командным тренингам снимается напряженность, а новый руководитель лучше понимает, какая система взаимоотношений сформировалась в коллективе.

На командном тренинге каждый сотрудник может высказать претензии к новичку. Перед тренингом работников нужно проинструктировать, рассказав о нормах и правилах. Если все пройдет благополучно, межличностные отношения в коллективе улучшатся.

Командный тренинг проводят в формате деловых игр или методом кейсов. Чаще всего компании приглашают для этого опытных коучей.

Методы организационной адаптации.

Новичок должен понимать, что ему предстоит делать на своей должности. Если он усвоит основные правила и сможет грамотно выстроить отношения с персоналом, то быстро и легко адаптируется. Допустим, работник отправляется в командировку. В этом случае ему придется узнавать, как приобрести билет, где взять деньги, какие документы понадобятся. После знакомства с коллегами таких вопросов у него не возникнет.

Инструктаж в подразделениях.

Новому специалисту предоставляют всю информацию о требованиях для каждого подразделения. В любом отделе есть свои правила, которым обязаны следовать все работники.

Все требования необходимо зафиксировать на бумаге и структурировать так, чтобы любой работник мог их усвоить. Если сотрудник не воспримет правила, то наверняка потратит много времени на выявление нюансов в работе. Поэтому правила должны быть понятны для любого. Целесообразно привлечь к их разработке самих сотрудников.

Об основных требованиях новому работнику лучше рассказать еще в ходе начального инструктажа. Впоследствии он сам узнает остальные правила работы в том или ином подразделении.

КАК СОЗДАТЬ СИСТЕМУ АДАПТАЦИИ

Как же сделать такую СА, чтобы не потерять деньги на текучести и длинном периоде адаптации, а сделать вход в компанию быстрым и эффективным для новых сотрудников?Есть несколько «лайф-хаков», которые проверены практиками и гарантированно дают хороший результат:

• Необходимо создать подразделение с функциями управления адаптацией персонала. Это может быть рабочая группа, состоящая из самых опытных сотрудников Компании, но ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть сотрудник HR-отдела, который курирует все процессы, следит за их качеством, проводит аналитику и координирует весь процесс. Если это делает «все и никто», то считайте, что системы адаптации у вас нет.

• По итогам работы обязательно следует поощрить наставника и нового сотрудника.
  В моей личной практике брендированный значок сотрудника, прошедшего испытательный срок — ценность. Сотрудники несколько лет подряд надевали его на лацкан пиджака на торжественных мероприятиях. Отметить успешность «входа» — очень значимо и важно не только для самого «новичка», но и для всех сотрудников. Для любого человека важно знать и видеть, что команда сплоченная и заботится о каждом. К тому же, снимается проблема взаимодействия с коллегами, минимизируется риск ошибок в работе с клиентами.

Этапы адаптации персонала

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Зачем необходима адаптация персонала в организации

Приступая к работе на предприятии, человек приобщается к традициям, осваивает новые модели поведения, примеряет социальные роли, увязывает свои личные цели с коллективными.

К моменту поступления на конкретную должность человек уже обладает системой ценностей, у него сложился свой собственный стиль поведения. С учётом этого у него есть свои запросы к организации труда на новом месте. Предприятие, со своей стороны, с учетом своих целей и задач, ставит перед работником свои требования. Работодатель заинтересован, чтобы новичок легко влился в команду и быстрее приступил к решению текущих производственных вопросов.

Адаптация работника в компании – это всегда процесс взаимной «притирки». С одной стороны, он приспосабливается к новой обстановке, обязанностям, сослуживцам. В то же время он сам влияет на существующие трудовые отношения и устоявшиеся межличностные связи. По окончании адаптационного процесса должны сформироваться взаимоотношения работодателя и трудоустроенного сотрудника, раскрывающие трудовой потенциал сотрудника и отвечающие интересам обеих сторон.

Период привыкания продолжается в среднем от пары недель до пары месяцев, и зависит от личных качеств работника, рода занятий, микроклимата в коллективе, от конкретной помощи новичку со стороны коллектива. Срок может быть значительно больше – так, по мнению американских экспертов, окончательная адаптация топ-менеджеров может растягиваться даже до полугода.

Службы по управлению персоналом разрабатывают действенные программы помощи. Их задача – упростить и сделать более коротким процесс включения сотрудника в сложную рабочую среду. В разработке адаптационных программ прямое участие принимают линейные руководители.

Адаптация персонала имеет сложную структуру. Её делят на производственную и непроизводственную (социальную). Производственная включает:

• Организационную адаптацию. Под ней понимают процесс знакомства новичка с организацией, ее структурой, служебной иерархией, правилами внутреннего распорядка, тенденциями развития. Человек узнает проблемы предприятия и его приоритеты, усваивает нормы, по которым предприятие живет и развивается, знакомится с системой материальных вознаграждений. Цель организационной адаптации – принятие работником ценностей и законов компании без ущерба для своих личных ценностей;
• Профессиональную адаптацию. Её задача – усвоение работником необходимых узкопрофессиональных знаний и навыков для их эффективного использования в работе. Этот вид предполагает развитие у новичка полезных для работы качеств личности, воспитания стойкого положительного отношения к своему труду;
• Психофизиологическую адаптацию. Этот тип предполагает ознакомление человека с санитарно-гигиеническими факторами, влияющими на физическое состояние и расположение духа, приспособление к режиму труда и отдыха, принятому на предприятии, к темпу, ритму нагрузки, поиск путей мобилизации творческих сил, повышения производительности труда;
• Социально-психологическую адаптацию. В первые недели после трудоустройства работник знакомится с коллективом, его устоями и традициями, строит систему деловых взаимоотношений с сослуживцами на основе принципов корпоративной этики.

Формы и виды адаптации

Адаптация может требоваться работнику в различных ситуациях и к различным факторам, поэтому выделяют несколько ее видов:

• профессиональная адаптация персонала: осваиваются знания, умения и навыки определенной области трудовой деятельности;
• психофизиологическая: сотрудник привыкает к новым нагрузкам, как физическим, так и психологическим, осваивает специфику условий труда — уровень монотонности, ритм, шум, освещенность, вибрацию, организацию рабочего места;
• социально-психологическая адаптация: работник включается в жизнь коллектива, знакомится с его традициями, ценностями, нормами;
• организационно-административная: новичок знакомится с оргструктурой, взаимодействием своего подразделения с другими подразделениями организации, осознает свою роль в производственном процессе;
• экономическая: знакомство с системой оплаты труда организации, системой материальной и нематериальной мотивации, привыкание к новому уровню доходов;
• санитарно-гигиеническая: сотрудник осваивает новые требования производственной дисциплины, знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, привыкает готовить рабочее место в новых условиях, соблюдать требования техники безопасности и охраны труда, установленные на данном предприятии.

Адаптация персонала на предприятии может проводиться в самых различных формах. Формы адаптации персонала:

• обучающие мероприятия в виде лекций и семинаров;
• тренинги;
• индивидуальные занятия с наставником или коучем;
• стажировка на рабочем месте под руководством наставника.

Процесс поиска, найма и замены сотрудника предполагает достаточно большие затраты времени и финансовых средств организации. Часто собственник тратит много денег на подбор необходимого компании узкопрофильного специалиста, который требуется предприятию для достижения конкретной стратегической цели. Но абсолютно у каждого нового работника есть период адаптации на новом рабочем месте.

Адаптация – это обоюдный процесс восприятия, оценки и приспособления как нового сотрудника к предприятию-работодателю, так и предприятия к работнику. Этот этап проходит в разных компаниях по-разному, многое зависит и от индивидуальности сотрудника. Срок его варьируется от 2-х недель до полутора месяцев. В этот период работа ведется под контролем HR-отдела. Одна из его функций – профориентация кандидата в самом начале его деятельности и правильное определение его способностей и возможностей.

Основные методы проведения процесса адаптации персонала

Методы адаптации делятся на экономические и непроизводственные. Экономические методы адаптации подразумевают материальное стимулирование работника (увеличение заработной платы, авансы, премии и т.п.). Данные методы используются на всех предприятиях.

Существует множество непроизводственных методов адаптации, основные из которых описаны ниже.

1) Испытательный срок – один из основных периодов процесса адаптации нового работника на предприятии. Он необходим, если работа имеет специфические особенности, существует необходимость изучить нового работника и его скрытые качества или новый сотрудник не полностью соответствует требованиям данной должности. Испытательный срок должен соответствовать законодательству о труде и иметь достаточную продолжительность для овладения рабочими навыками.

В процессе его прохождения требуется постоянный контроль над выполнением работы, регулярная помощь и налаженная обратная связь с работником.

По окончанию данного периода работника извещают о его соответствии или несоответствии занимаемому рабочего месту. Согласно статье 70 Трудового кодекса РФ, этот период не может превышать трех месяцев, а для руководителей организацией, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и других обособленных структурных подразделений организации – не более шести месяцев.

2) Наставничество – процесс обучения нового работника более опытным сотрудником, который делится с ним своими знаниями, умениями и навыками, а также становится ответственным за продвижение и развитие наставляемого в течение некоторого времени.

Это очень популярный метод адаптации, существующий с древности. Его преимуществами являются низкий уровень трудозатрат со стороны организации и формирование более крепких связей в коллективе.

Роль наставника может выполнять как линейный работник с высоким уровнем квалификации, так и руководитель отдела. Часто многие молодые специалисты (особенно в сложных профессиях) неосознанно находят себе наставника, берут у него советы и следят за его работой.

Основными задачами наставничества являются помощь новичку в освоении и реализации его трудовых функций, формирование условий для развития творческого потенциала (учитывать идеи новичка и помогать реализовать их), а также помощь в освоении корпоративной культуры организации.

Наставник должен уметь оказывать мотивацию на развитие наставляемого и анализировать его сильные и слабые стороны, формулируя дальнейшие действия по их исправлению или развитию, иметь большой, признанный опыт в своей работе и личные навыки в построении взаимоотношений с новичками, знать интересы и способности своих сотрудников, а также доверять подчиненным в ожидании от них ответной реакции.

Благодаря данному методу процесс адаптации существенно облегчается и новый сотрудник быстро осваивает новые профессиональные знания, навыки и умения.

3) Баддинг (budding) – наиболее социальный метод адаптации, суть которого заключается в формировании приятельских отношений нового сотрудника с одним или несколькими коллегами.

Положительными сторонами данного метода являются улучшение взаимоотношений внутри коллектива, вследствие чего можно предотвратить расслоение кадров и привести их к работе на единую цель – цель организации.

Правда данный метод наиболее эффективен только в первые недели и месяца работы в новой компании.

4) Метод «корпоративный PR» — заранее разработанный справочник по кадровым отношениям, в котором описаны основные правила общения в коллективе. Благодаря предоставленному в справочнике образцу поведения, которому новый работник может следовать, значительно облегчается его процесс адаптации.

Также данный справочник может включать в себя приветствие руководителя, подробную информацию о компании, обо всех структурных подразделениях, основные моменты корпоративной кадровой политики и список служебных телефонов.

5) Инструктаж – донесение информации о требованиях в каждом отделе организации до нового сотрудника. Подходит для людей, которым проще соблюдать конкретный алгоритм для выполнения любых действий на рабочем месте. Данный метод очень часто используется в российских организациях.

Для избегания недопонимания необходимо предоставить тексты и описания в наиболее простой форме. Также может потребоваться помощь других работников для объяснения правил всех подразделений.

6) Тренинг – комплекс средств, направленных на преобразование знаний, процедур и мыслей работника в практические действия.

Значение мероприятий по совершенствованию системы управления адаптацией персонала

Фундаментом современных предприятий, конечно, был, есть и будет персонал, так как исключительно они являются залогом продуктивной эксплуатации других видов ресурсов, которые использует организация, и формируют ее производственно-экономические показатели и конкурентоспособность. Вклад работников в достижение результатов компании и качество производимой продукции или предоставляемых услуг обуславливается изначально тем, как благоприятно проводится работа по отбору кадров. Однако складывается такая ситуация, что при практически идеальной системе отбора и подбора персонала, она не в состоянии будет удовлетворить потребности организации, не отдавая должное улучшению процесса адаптации новичков.

Освобождения сотрудника от должности в связи с его неосвоением новой трудовой ситуации или неблагоприятными отношениями с коллективом приводят к отсутствию результативности отбора и, как следствие, к большим материальным издержкам и поиску другого работника. У перспективного предприятия существует тенденция к максимизации полезности использования потенциала своих сотрудников, формируя условия для эффективности их трудовой деятельности. Человек дает оценку организации, определяя для себя, что она значит в его жизни, и вкладывается в его благосостояние. Образование благоприятных взаимоотношений между работником и компанией является фундаментом результативной деятельностью организации. Поэтому отправная точка в данном направлении – процесс адаптации.

Одним из факторов текучести кадров выступает отсутствие программы адаптации, введения в должность и т. д. Это несет за собой действительно негативные последствия, так как по статистическим кадровым показателям наибольший процент увольнений приходится на первые три месяца работы новичка, поскольку на предприятии нет заинтересованных лиц во введении его в должность, а также в его прохождении этапов адаптации и т.д. Именно в это время у работника возникает лояльное отношение к организации, в противном случае оно не зародится вообще. Поэтому он не находит ничего другого, как попросту покинуть компанию, так как без этого качества новичок не принесет материального и нематериального успеха предприятию. В данном случае возникает вопрос, что толкает организацию на халатное отношение к данной системе, если таким образом она сама себе вредит? Вопрос действительно риторический, поскольку каждое предприятие само определяет свои приоритеты и цели, следовательно, их выход из трудностей определяется фундаментальными принципами, на основе которых образовывалась организация.

Похожие записи:

• Чипирование обуви: что говорит закон, и что ждет участников рынка в 2023 году?
• До скольки можно шуметь в квартире по закону РФ в СПБ в 2023 году
• Что нужно, чтобы подать заявление на развод