Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личный помощник руководителя обязанности и требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?
Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.
Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.
Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.
- Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
- Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
- Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
- Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
- Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.
Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.
Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:
-
Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.
-
Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.
-
Помогут доработать резюме, красиво его оформить.
-
Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:
-
Планирует рабочий график руководителя
-
Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками
-
Занимается документооборотом
-
Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы
-
В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию
-
Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время
Требования к знаниям и образованию
К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.
Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.
Что должен знать такой специалист:
- основы бухгалтерского дела;
- кадровое делопроизводство;
- основы менеджмента;
- методологию бизнес-процессов;
- базовую экономику.
Зачем нужен ассистент руководителя
В сутках всего 24 часа, из которых минимум 7–8 необходимо выделять на сон, поэтому, если у руководителя фирмы несколько встреч, важных звонков и конференций в день, необходимо нанять помощника. Грамотный ассистент сумеет:
- Решать организационные вопросы. Помощник освободит время, которое ранее уходило на переписку и чтение писем, мониторинг социальных сетей, звонки партнерам и клиентам, заказ столиков в ресторане, машин, билетов. Теперь все эти простые, но требующие большого количества энергии задачи, будет выполнять конкретное лицо. У руководителя появится время на реализацию более сложных проектов, связанных с применением исключительно профессиональных навыков и знаний.
- Высвободить время руководителя на личные дела. Если жена и дети видят мужа и отца исключительно несколько минут перед сном и утром за завтраком, пора нанимать помощника. Карьера почти никогда не заменяет личную жизнь, какой бы успешной она ни казалась. Человеку необходимо отдыхать, общаться с близкими и родными. Если он этого не делает, произойдет отдаление от родственников, отношения станут более холодными, а также появится риск выгорания. Личный помощник упростит работу, позволит позабыть о необходимости контроля за мелочами, без которых деятельность компании невозможна.
- Повысить имидж руководителя и компании в целом. У каждого «серьезного» босса есть тот, кто заказывает ему такси, пиццу, приносит кофе, распоряжается о переговорах, обзванивает клиентов и сотрудников, ведет простую документацию. В глазах партнеров наличие помощника заметно повышает статус руководителя, показывает его значимость. В современных условиях нет ничего дороже свободного времени. Наем помощника показывает окружающим, что руководящее лицо умеет ценить свое время, а значит, не будет говорить голословно и назначать пустых встреч.
Уровень оплаты труда ассистента зависит от его компетенций. Так, если руководителю нужен секретарь, отвечающий на звонки и подающий напитки, то это один уровень зарплаты, а если необходим человек со знанием нескольких языков, в совершенстве владеющий всеми офисными программами, разбирающийся в работе компании или готовый быстро всему обучиться – заработная плата будет совсем другой.
Для определения размера заработной платы, которую планируется назначить помощнику, разумно обратиться на сайты, где собраны аналогичные предложения. Отталкиваясь от этих требований, удастся сформировать собственное представление о достойной оплате труда.
Важно понимать, что слишком низкая заработная плата привлечет только новичков без опыта работы, а чересчур высокая – насторожит. Возможно, потенциальные кандидаты сочтут подобное объявление недостоверным.
Разумно брать помощника на средний по региону оклад с условием, что при хорошей обучаемости и повышении уровня его компетенций оклад будет увеличен. Людей совсем без опыта брать рискованно, поскольку нельзя исключать, что после прохождения обучения они уйдут к конкурентам. К тому же неопытный ассистент способен бросить тень на репутацию руководителя – этого нужно избегать всеми силами.
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Требования к помощнику руководителя
Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.
Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.
Предъявляемые требования
Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.
Занимающий эту должность на практике, может быть:
- фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
- личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.
Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.
Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.
Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:
- выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
- знать правила корпоративного этикета и делового общения;
- знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
- грамотно вести деловые переговоры;
- уметь оформлять важные документы;
- информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
- работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
- желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
- уметь составлять типовые соглашения.
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое, высшее; среднее
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
лет в (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах
местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с
использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от
должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю
предприятия.
Требования к личным чертам ассистента
Помимо профессионализма, к помощникам топ-менеджеров предъявляется ряд личных требований. Прежде всего, это:
- стрессоустойчивость: ведь помощнику часто приходится первым сносить гнев начальства и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность — способность делать несколько дел одновременно — самое ценное качество хорошего помощника;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя не справится с дополнительными задачами, ведь его деятельность зачастую выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость: желание узнавать новое и качественно разбираться в рабочем процессе должно присутствовать у каждого хорошего помощника.
Это лишь основные, базовые черты характера, которые необходимы каждому помощнику менеджера для успешной карьеры. Но самое главное личное требование: темперамент и поведение помощника должны не диссонировать, а идеально дополнять друг друга.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник начальника», должностные обязанности, требования к образованию, опыт работы должны быть указаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей.
Должностная инструкция носит нормативный характер и подлежит обязательному соблюдению. В этом документе подробно описаны все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности разрешения трудовых конфликтов.
В отношении деталей деятельности помощника руководителя при составлении его должностной инструкции следует отнестись с особым вниманием. Обязательно надо прописать особенности работы, нюансы организации труда и времени отдыха, компенсацию за сверхурочную работу.
Необходимо отличать должностную инструкцию помощника от того же документа на должность «заместитель руководителя проекта». Обязанности последнего часто носят временный характер, как и сама работа. Кроме того, название должности должно быть четко указано в должностной инструкции. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «директор-менеджер». Убедитесь, что эта запись соответствует действующим правилам и актуальна.
Обязанности помощника руководителя подразделения
Как правило, соискатели ищут работу в качестве личного помощника руководителя. Но начинать продвижение в этой карьерной нише проще – с позиции «помощник менеджера по продажам». Обязанности этого работника не такие объемные, но опыта и перспектив несравненно больше.
Основное отличие помощников начальников отделов — их более конкретная и целенаправленная деятельность. Они выполняют работу, связанную с определенной областью производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего карьерного роста.
В обязанности помощника начальника отдела входят все те же обязанности, что и у руководителя компании. Но есть и особенности:
- необходимость досконально понимать суть производственного, управленческого или сбытового процесса подразделения;
- общение с помощниками из других отделов и заместителем генерального директора;
- ведение документации отдела.