Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении сотрудника ТК РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Вправе ли работник передать дела?
В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.
ЮристЗадать вопрос экспертуСотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.
Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером
Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.
При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.
ЮристЗадать вопрос экспертуНа практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.
Получение сотрудником имущества работодателя
Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.
Сведения, которые указываются в акте:
- Дата и место составления.
- Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
- Сведения об организации.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Перечень передаваемых ценностей.
- Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
- Сведения о свидетелях процесса.
- акта приема-передачи материальных ценностей при увольнении сотрудника
- акта приема-передачи материальных ценностей при увольнении сотрудника
Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.
Зачем нужна передача дел
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:
- процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
- указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.
Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.
Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»
Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:
- процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
- указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.
Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.
Документ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже если увольняется именно он. Также должны присутствовать подписи лиц, упомянутых в приказе. Подписи являются подтверждением того, что сотрудники с ним ознакомлены.
Когда передача дел обязательна
Документальное подтверждение факта приема-передачи дел необходимо, если высвобождаемая должность предполагает наличие материальной ответственности. Эта норма актуальна для кассиров, кладовщиков. Без официальной процедуры передачи дел не обойтись и в ситуации, когда:
- о желании уволиться заявил директор фирмы;
- высвобождается должность главного бухгалтера (в такой ситуации рекомендуется не ограничиваться актом приема-передачи дел, а провести полноценную проверку бухгалтерской отчетности, учета, можно привлечь независимого аудитора);
- увольняется инспектор по кадрам или руководитель кадрового отдела, которому вменено в обязанность обеспечивать сохранность кадровой документации.
Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ о передаче дел при увольнении. Образец можно скачать бесплатно на сайте.
Зачем нужна передача дел
Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.
Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
- определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
- стимулировать выполнение работы на должном уровне;
- для бесперебойной работы производственного процесса;
- разделить области ответственности.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе:
- Данные об организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Причина и сроки выполнения приема-передачи.
- Перечень дел, которые будут передаваться.
- Состав комиссии и данные о ее председателе.
- Срок вступления в силу.
- Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
- Лицо, ответственное за процедуру.
Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером
Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.
При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.
Комментарий специалиста
Платонов Александр
Юрист
На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:
- в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
- в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Передача документов по акту: нюансы
Речь идет о следующих нюансах:
1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.
Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.
В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.