Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отметки в путевых листах для целей налогового учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Новые исключения для предрейсовых медосмотров
6. Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.
5. Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей транспортных средств воинских частей и подразделений федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба или федеральная государственная служба, связанная с правоохранительной деятельностью, за которыми закреплены оперативно-служебные транспортные средства для выполнения служебных обязанностей, а также водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.
До 1 сентября 2023 года предрейсовые медосмотры не требовались только:
- водителям автомобилей, выезжающих по вызову экстренных оперативных служб.
С 1 сентября к ним также добавятся:
- водители организаций с военной службой или водители организаций с государственной службой в сфере правоохранительной деятельности, за которыми закреплены оперативно-служебные автомобили.
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:
- «О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ; «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.
Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:
- в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
- эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС
Вышеназванная статья КоАП РФ за эти два вида нарушений устанавливает следующую ответственность:
- за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
V. Нарушение порядка проведения обязательных предварительных, периодических, предрейсовых или послерейсовых медосмотров водителей
Статья 11.32 КоАП РФ предусматривает за нарушение установленного порядка проведения обязательных медосмотров водителей штраф для должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 рублей; для юридических лиц и ИП (с учетом примечания к статье) – в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Составить протокол об административном правонарушении, предусмотренном этой статьей, может орган Росздравнадзора (ст. 28.3 КоАП РФ, Положение о Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 № 323), а дело будет рассматривать судья (ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). При этом субъекты нарушения – лица, проводящие медосмотры, т. е., медицинские организации, а также работодатели, в штате которых состоят медработники, занятые проведением указанных медосмотров.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Можно ли оформить путевой лист на месяц?
На основании изменений, действующих с 01.03.2019, можно предположить, что ответ на поставленный вопрос является отрицательным. Однако Минтранс убедил, что это не так. Поясним подробнее.
В Письме от 04.04.2019 No Д3‑514‑ПГ министерство разъяснило, каким образом понимать внесенные им в Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 No 152, изменения, в том числе в части периодичности оформления путевых листов. Речь идет о новшествах в исполнении Приказа Минтранса РФ от 21.12.2018 No 467, действующих с 01.03.2019. В частности, по новым правилам оформляется путевой лист: – или до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность смены (рабочего дня); – или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов. Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так. В действующей редакции Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов срок действия путевого листа не регламентирован. Однако п.4 документа по‑прежнему содержит такие разъяснения:
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Поэтому путевой лист все же может быть оформлен на период, превышающий один день, что и подтвердил Минтранс. Итак, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих обязательных реквизитов: – показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка); – дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку; – дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ); – дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
Обратите внимание Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе перечисленных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных его реквизитов неизменными.
Также отметим еще одно разъяснение Минтранса, связанное с оформлением путевого листа на несколько водителей. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. В связи с этим Приказом Минтранса РФ No 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей. Но в таком случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.
Обязательный реквизит
Путевые листы в обязательном порядке заполняют организации и бизнесмены, эксплуатирующие транспортные средства с целью перевозок людей и грузов. Утвержден унифицированный бланк путевого листа. Один из его разделов – сведения о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителя. Медосмотр в путевых листах 2019 – это обязательный реквизит документа. Он включает в себя (подп. 2 п. 7, п. 16 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):
- дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра;
- подпись и расшифровку подписи медицинского работника (штамп не нужен).
По общему правилу предрейсовые медосмотры нужно проводить:
- перед рейсом, если его продолжительность более одного дня;
- перед первым рейсом, если за день водитель совершает один рейс и более.
Важно провести медосмотр именно перед рейсом (письмо Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ). По его результатам медработник ставит штамп с надписью «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», подпись с расшифровкой и дату (п. 16 приказа Минздрава от 15.12.2014 № 835н).
После проведения послерейсового осмотра – штамп с надписью «прошел послерейсовый медицинский осмотр», подпись медработника, расшифровку и дату (п. 17 приказа Минздрава от 15.12.2014 № 835н).
На какой срок выдается путевой лист
Срок действия путевого документа — сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.
В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя — это будет нарушением.
Подробнее о медосмотрах и отражении их результатов
Обязательность ППМ установлена п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ, в соответствии с которым медицинское освидетельствование:
По результатам предрейсового медосмотра при отсутствии признаков воздействия вредных и опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей (п. 16 Порядка), ставится отметка медработника в путевом листе легкового автомобиля:
По результатам послерейсового медосмотра при отсутствии у водителя признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения ставится отметка в путевом листе о прохождении медосмотра:
Правильно оформленная отметка в путевом листе о прохождении медосмотра обязательно должна содержать:
В случае послерейсового осмотра образец печати медика на путевом листе 2021 аналогичен отметке о предрейсовом, меняется лишь основная формулировка.
Отметка механика о контроле технического состояния автомобиля
Помимо состояния здоровья водителя, в путевой лист заносится информация о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик, который выпускает транспортное средство с парковки или гаража, должен указать:
Как и виза врача, отметка механика является обязательным реквизитом. А возможно ли оформление путевого листа в 2020 году, если нет механика и медика в штате?
Такое возможно, например, если оформить нужных специалистов на неполную ставку по совместительству. Второй правильный вариант — использовать аутсорсинг.
После принятия в России закона о телемедицине (Федеральный закон от 29.07.2017 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам применения информационных технологий в сфере охраны здоровья») руководители организаций могут решить, что допустимо пользоваться и таким вариантом. Но Минздрав пока против. В Письме от 29.03.2018 № 14-1/3035046-2123 чиновники напоминают, что проведение медицинских осмотров водителей удаленным способом не предусмотрено действующим законодательством.
Если медосмотры проходят на территории автопредприятия, работодателю нужно подготовить специализированный кабинет от 12 кв. м. с двумя комнатами: для отбора биологических образцов и самого медосмотра. Помещение должно иметь оборудование, которое прописано в Приложении № 2 к Письму Минздрава РФ от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32.
Проводить осмотры медработник должен тоже в определенном порядке (Приказ Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н):
Если у врача возникают сомнения, он направляет шофера на дальнейшее обследование. От рейса водитель будет отстранен при учащенном пульсе, повышенном давлении, наличии в крови алкоголя и наркотиков.
Если водитель не пришел на медосмотр, отказался его проходить или уклоняется от этой процедуры, работодатель не имеет права выпустить его в рейс.
Штамп механика на путевом листе
ВАЖНО! Независимо от права собственности на транспортное средство (аренда у транспортной компании, долевая собственность, полная собственность, арендованное авто у сотрудника) отметка о медосмотре обязательна.
Следовательно, в длительном рейсе, когда путевка выписана на несколько дней, достаточно пройти осмотр перед выездом и по возвращению. В пути никакие дополнительные освидетельствования и осмотры не требуются. Однако руководство организации может предусмотреть прохождение медосмотра по месту прибытия, заключив с принимающей стороной соответствующий договор на оказание медуслуг. Таким образом водитель пройдет четыре осмотра: один — перед отправлением, второй — по прибытию в место назначения, третий — при отправлении в обратный путь и четвертый — по возвращению на основное место работы.
Путевой лист возможно ли выписать на месяц
По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2022 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Однако в письме от 3 февраля 2022 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.
Обязательна ли в путевом листе отметка медработника
Путевка — документ, с помощью которого можно подтвердить работу водителя и эксплуатацию транспортного средства. В «Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ) определена обязанность их оформления для:
- предприятий, занимающихся перевозкой пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригородах;
- транспортных организаций, специализирующихся на междугородных пассажирских перевозках;
- компаний, которые оказывают услуги по грузоперевозкам;
- транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Путевку необходимо оформлять каждый раз, когда работник-водитель осуществляет перевозку людей или товаров. На уровне закона это заявлено в:
- ст. 24 ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан»: обладатели определенных профессий в целях сохранения их здоровья и трудоспособности обязаны регулярно проходить обязательное медосвидетельствование;
- ст. 23 ФЗ № 196 «О безопасности дорожного движения»: водители транспортных средств должны обязательно проходить предрейсовые и послерейсовые осмотры врача. Так, очевидно, что в момент нахождения за рулем сотрудник должен быть здоров. А печать медработника на документе это подтвердит.
Что касается использования легковых или грузовых транспортных средств иным лицом предприятия, например, генеральным директором, то в этом случае необязательно заполнять путевой лист, отметка медработника тоже не понадобится. Судебная практика это подтверждает (см. например, решение АС Сахалинской области от 19.04.2018 по делу № А59-6319/2017).
Путевой лист на неделю, как ставить медосмотр
Организация вправе выписывать путевки не каждый день, а например, на неделю или несколько дней. Но не более одного месяца. Как быть с медицинскими осмотрами в такой ситуации, разберемся на конкретном примере.
Допустим, водителя направляют в длительную командировку на две недели. Перед выездом в рейс он проходит медосмотр в установленном порядке. На выписанной путевке врач делает соответствующую визу, что работник допущен к управлению транспортом. По возвращению водитель проходит послерейсовый осмотр, о чем врач делает соответствующую запись. Такой документ дает полное право совершать водителю длительные командировки (Определение ВАС РФ от 30.06.2009 № ВАС-7619/09, Постановления Верховного суда РФ от 05.10.2012 № 46-АД12-18, Самарского областного суда от 29.04.2013 № 4а-231/2013).
Следовательно, в длительном рейсе, когда путевка выписана на несколько дней, достаточно пройти осмотр перед выездом и по возвращению. В пути никакие дополнительные освидетельствования и осмотры не требуются. Однако руководство организации может предусмотреть прохождение медосмотра по месту прибытия, заключив с принимающей стороной соответствующий договор на оказание медуслуг. Таким образом водитель пройдет четыре осмотра: один — перед отправлением, второй — по прибытию в место назначения, третий — при отправлении в обратный путь и четвертый — по возвращению на основное место работы.
Обратите внимание, что данный алгоритм не обязателен. Вполне достаточно двух осмотров: перед отправлением в командировку и по прибытию.
Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе
Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе
Если вы занимаетесь перевозками или используете служебный транспорт в рабочих целях, то должны документально заверять в путевом листе право водителя управлять машиной (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ).
Как это делать правильно? Кто может ставить отметки о прохождении водителем медосмотра? Какие условия нужны для проведения таких осмотров? На эти и другие вопросы отвечают эксперты программы «Путевые листы и ГСМ», разработанной компанией Контур.
Сведения о медосмотре — обязательный реквизит путевого листа. Специальная отметка подтверждает, что водитель здоров, готов к выполнению работы и может управлять автомобилем.
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе Попробуйте бесплатно
Осматривать водителя можно только в особом помещении с несколькими комнатами: для отбора биологических образцов и непосредственно проведения осмотра. Оборудование медицинского кабинета должно удовлетворять минимальным требованиям, перечисленным в пункте 4 части 2 приложения № 2 к письму Минздрава от 21.08.03 № 2510/9468-03-32.