Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
Порядок работы с подотчетными лицами
На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:
- Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
- Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
- Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
- Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.
Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.
Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.
Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита
- Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:
- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
- выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;
- выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
- выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
- систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;
- списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;
- списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;
- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;
- списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.
- Нарушения при оформлении командировочных расходов:
- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
- отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
- Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов — некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.
- Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами — выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.
- Нарушения порядка учета представительских расходов:
- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
- отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
- Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
- некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;
- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
- ведение журнала-ордера N 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;
- несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров.
- Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.
Каждое предприятие, которое ведет бухгалтерские документы, как минимум раз в год составляет бухгалтерскую отчетность. Часть предприятий в обязательном порядке должно проходить аудит бухгалтерской отчетности.
Аудит форм бухгалтерской отчетности предполагает не только соответствие документов установленным формам и правильность их заполнения, но и проверку содержимого документов на достоверность.
Аудиторы проверяют следующие документы бухгалтерской отчетности:
§ бухгалтерский баланс.
§ отчет о финансовых результатах.
§ отчет об изменениях капитала.
§ отчет о движении денежных средств.
§ приложение к бухгалтерскому балансу.
Также проверяются:
— бухгалтерские регистры: журналы-ордера, главная книга, кассовая книга и т.п.;
— статистическая отчетность;
— отчетность по взносам во внебюджетные фонды;
— отчетность по налогообложению;
— уставные документы;
— результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности;
— устные высказывания сотрудников экономического субъекта и третьих лиц;
— результаты сопоставления одних документов экономического субъекта с другими;
— результаты инвентаризации;
При аудите бухгалтерской отчетности особенное внимание уделяется подтверждению остатков по балансовым счетам и расчету финансовых показателей.
Наиболее распространены следующие аудиторские процедуры:
— пересчет — проверка точности арифметических в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов;
— инвентаризация — это прием подтверждает физическое наличие имущества и финансовых обязательств;
— проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций;
— подтверждение представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях (аудитор запрашивает подтверждение о дебиторской задолженности непосредственно у дебиторов);
— устный опрос персонала, руководства экономического субъекта и третьей стороны;
— проверка документов;
— прослеживание — выборочная проверка первичных документов и их запись в регистрах синтетического и аналитического учета;
— аналитические процедуры — анализ и оценка полученной аудитором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого аудируемого лица с целью выявления необычных или неправильно отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций, выявление причин таких ошибок и искажений.
Алгоритм составления авансового отчета
Не секрет, что согласно действующему законодательству в нашей стране, каждый труженик должен получать свою заработную плату ежемесячно, причем состоит она как правило из двух частей – аванса и самой зарплаты.
При этом сотрудник бухгалтерии должен составлять отчет о выданных средствах, поскольку в противном случае возникнет путаница и будет практически невозможно установить факт получения финансовых средств сотрудником предприятия. Для этого собственно и создавался формуляр авансового отчета, который получил номер 55 и датируется 1 августом 2001-го года.
В нем содержатся все основные параметры составления документа, который при возникновении спорных вопросов или же аудиторской проверки сможет наглядно и очень быстро продемонстрировать соблюдение компанией всех норм современного законодательства, а также подтвердит грамотное использование бухгалтерских возможностей и ресурсов квалифицированным специалистом.
Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2021 году
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами
Для того чтобы проводить контроль и проверку, необходимо ориентироваться в законодательстве и порядке того, как все должно быть организовано по нормативам. Отсутствие таких знаний не даст возможности проверить такой участок в полном объеме и правильно.
Читайте так же: Уведомление о контролируемых сделках
Нормативно-правовые акты, регламентирующие такие взаимоотношения в учреждении:
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Налоговый кодекс Российской Федерации.
- Постановление №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
- Трудовой кодекс РФ, ст. 139.
- Порядок ведения кассовых операций.
- Другие положения, приказы, указы, регламентирующие процесс отправки людей в командировку и отнесение их понесенных затрат в размер подотчетных сумм.
Каждый аудитор должен работать по Международным стандартам аудита, то есть не обойдется без составления плана и программы.
План и программа являются дополнением друг к другу. План содержит общие стратегические и тактические цели процедуры с указанием заданий и задач, выполнение которых поставлено перед специалистом. Сама программа – это более детальное руководство к действию, где указываются участки, исследуемые вопросы, исполнители, применяемые способы, методы.
Оба эти документа должны разрабатываться с учетом главных принципов аудиторской проверки:
- Оптимальность. Применяемые способы, методы и общая методика должны обеспечивать оптимальное проведение процесса, с минимальными трудовыми и временными затратами и максимальной пользой.
- Комплексность. Все должно изучаться в комплексе, то есть авансовый отчет должен проверяться не только на наличие подписей и сроков сдачи, а также на наличие подтверждающихся документов, кассовых ордеров и т.д.
- Непрерывность. Весь процесс должен проводиться бесперебойно, с анализом участков учета, которые взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга.
В плане и программе обязательно должны быть прописаны объекты, которые принадлежать изучению, а также указаны источники информации, которые могут обеспечить такую процедуру.
Объекты:
- Дебиторская задолженность учреждения, связанная с такой категорией лиц.
- Кредиторская задолженность компании, которая есть у субъекта деятельности перед своими сотрудниками в разрезе таких расчетов.
Виды методик такого сегмента учета могут быть такими же, как и при других направлениях:
- фактический контроль;
- документальная проверка;
- расчетные методы, аналитика.
Но в большинстве случаев используются документальны методы, проверяются документы. Также возможно применение метода расчетно-аналитического характера, когда проверяется правильность расчета суточных, понесенных расходов и т.д. Органолептические способы, то есть фактические, почти не используются.
Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:
- выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
- покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
- расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
- приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
- иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто.
Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества.
При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств ( статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).
Дипломная работа: Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами
Следует заранее ознакомиться с основными нормами проведения подобного рода процедур. Особенно если дело касается процесса проверки подотчетных лиц – которым выдаются средства на различные цели.
Причиной тому является частая реализация коррупционных схем отмывания средств именно через подотчетных лиц.
Вопросы, рассмотреть которые следует всем лицам, имеющим отношение к подобного рода проверке, следующие:
- необходимые термины;
- что относится к объектам проверки;
- правовая база.
- Аудит операций по учету расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Аудит с подотчетными лицами
Аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами СХПК «Сарыал»
Организация бухгалтерского учета и аудит расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами
Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»
Учет расчетов с подотчетными лицами на ТОО «Тантал-Б»
- Рубрикатор по предметам
- Рубрикатор по типам работ
- Пользовательское соглашение
- Размещение рекламы
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. В ЗАО «Оренбург-GSM» не всегда выполняются данные правила.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.
Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку, — суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.
Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.
В ходе аудиторской проверки аудитор установил, что иногда ЗАО «Оренбург-GSM» выдает деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.
Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.
Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 — выданы деньги под отчет.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.
На лицевой стороне этого документа должны быть указаны:
— наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
— номер авансового отчета и дата его составления;
— структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
— фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
— назначение аванса;
— сумма, выданная из кассы сотруднику;
— расход и остаток (перерасход) денег.
На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.
На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.
Необходимо проверить, чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими докум��нтами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»). [4]
Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка- это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. [2]
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. [3]
Представительские расходы — это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ [1].
Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
1.2. Учёт расчётов с подотчётными лицами и
их документальное оформление
Неиспользованные наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов. [5]
При приобретении товарно-материальных ценностей за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение их и документы, подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы (ГСМ, канцтовары и др.), к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей либо другие документы, подтверждающие расход. Очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты под��тчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый НДФЛ. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на отчетную дату такие суммы отражены по Д-ту счета 71, основание для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется. Однако если потом эта сумма будет списана с подотчетного лица без оправдательных документов, она подлежит включению в совокупный доход на общих основаниях. Документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей за наличные (копии чеков, квитанции, фактуры, счета и др.) должны содержать минимум реквизитов, по которым можно определить продавца и его местонахождение. [6]
Торгово-закупочные акты по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается только за счет чистой прибыли с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются по каждому работнику предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7 по счету 71.
- Введение — с. 7
- 1.Теоретические аспекты учета и аудита расчетов с подотчетными лицами — 10
- Теоретические аспекты учета (понятие объекта, состав операций, первичная документация, счета и регистры, отчетность)
- Теоретические аспекты аудита (планирование аудита, сбор аудиторских доказательств и их интерпретация, заключение)
- 2. Характеристика исследуемого предприятия АО «Новый Регистратор» — 25
- Общая характеристика организации и результаты её финансово – хозяйственной деятельности
- 3. Учет расчетов с подотчетными лицами АО «Новый Регистратор» — 35
- Документирование оформление учет расчетов с подотчетными лицами
- Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
- Налогообложение расчетов с подотчетными лицами
- Совершенствование учета с подотчетными лицами
- 4. Аудит расчетов с подотчетными лицами АО «Новый Регистратор» — 50
- Цель аудита расчётов с подотчётными лицами АО «Новый Регистратор»
- Оценка уровня существенности
- План и программа аудита
- Аудиторские доказательства и результаты аудиторского обследования
- Литература — 65
Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы
В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.
Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:
- соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
- вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
- совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
- правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
- корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
- точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:
- Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
- Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
- Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
- Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.
Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.
Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.
Они осуществляются на счете 0 208 00 000 в разрезе каждого лица. Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами:
- дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
- дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
- дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:
- дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
- дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
- дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.
В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.
Представительские расходы разрешено отнести на затраты. По 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.
ВАЖНО! Представительские расходы учитывают в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4 % от фонда зарплаты за расчетный период (ст. 264 НК РФ). Для налоговиков потребуются подтверждающие документы: распоряжение о проведении мероприятия, смета затрат, отчет о проведении мероприятия, акт на списание представительских затрат и т. д.
Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм
Аналитический учет полученных подотчетных средств работниками должен вестись в организациях по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетному лицу сумме и аналитика должна отражать:
- ФИО лица
- дата выдачи подотчетных сумм
- выданная сумма
- способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
- использованная сумма (по отчету)
- на какие счета списаны
К аналитическому учету не предъявляется особых требований, поэтому работодатель может самостоятельно определить какие моменты считаются важными, расширить или сократить пункты аналитического учета
Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана счетов:
- по дебету отражаются полученные суммы
- по кредиту – списанные по отчету суммы
Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2022 году
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?
С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).
Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.
Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.
Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Важно!
Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.
Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.
Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.
Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:
- Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
- Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
- Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
Аудит расчетов с подотчетными лицами проводят в целях подтверждения правильности отражения в учете расчетов по суммам, выданным подотчет сотрудникам для оплаты командировочных, хозяйственных и прочих расходов в интересах компании.
Аудит может быть обязательным или инициативным. Обязательным он является для категорий организаций, указанных в статье 5 № 307-ФЗ. Инициативный аудит расчетов с подотчетными лицами проводится по решению руководства для оценки правильности ведения учета и соответствия его законодательству в области бухгалтерского и налогового учета.
Учет расчетов с подотчетниками регламентируется следующими нормативными документами:
- Указанием ЦБ 3210-У пункт 6.3 («Порядок ведения кассовых операций»);
- приказом Минфина № 94н («План счетов бухгалтерского учета»);
- приказом Минфина № 157н, пункты 212-219 («Единый план счетов для гос. учреждений»);
- приказом Минфина № 174н, пункты 103-106 («План счетов бюджетного учета»);
- Постановлением Правительства РФ № 729 («Размер возмещения командировочных расходов в гос. учреждениях»).
Учет расчетов по суммам, выданным в подотчет, а также аудит подотчетных лиц также регулируются внутренними распорядительными документами:
- положением о направлении сотрудников в командировки;
- приказами, распоряжениями о направлении в командировки;
- приказами, распоряжениями о представительских расходах.
| Направление проверки | Проверяемые документы | Действия аудитора | Ссылка на нормативный документ |
|---|---|---|---|
| Своевременность предоставления отчета | Распоряжения руководителя, заявления работников на выдачу средств в подотчет |
Сопоставление срока, указанного в распоряжении или заявлении, дате предоставления авансового отчета или возврата неизрасходованного подотчета. Авансовый отчет должен быть предоставлен не позднее трех дней с даты окончания срока, на который были выданы денежные средства. Либо подотчетные суммы должны быть возвращены организации |
п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У |
| Полнота израсходования подотчетных сумм, возврата неизрасходованных денег | Бухгалтерские регистры счета 71 (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета в разрезе подотчетных лиц) | Проверка отсутствия сумм, полученных в подотчет, по которым не предоставлены авансовые отчеты, отсутствие задолженности перед подотчетниками | п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У |
| Соответствие произведенных расходов целям, на которые подотчетные суммы получены |
Распоряжения, заявления на выдачу денег в подотчет, авансовые отчеты |
Сопоставление цели, указанной в заявлении, приказе, с расходами, отраженными в авансовом отчете | |
| Правильность подтверждающих расходы документов | Авансовые отчеты |
Первичные документы должны быть оригинальными, должны содержать все обязательные реквизиты. Электронные билеты должны быть утвержденной формы |
ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ Приказ Минтранса № 322 Приказ Минтранса № 134 |
| Соответствие начисленных сумм суточных приказам по командировкам | Приказы на командировки, авансовые отчеты | Проверка дней, за которые начислены суточные. Проверка соответствия начисленных суточных размеру, установленному в организации | |
| Правильность отражения расчетов с подотчетниками в учете | РКО, ПКО, выписки банка, авансовые отчеты, бухгалтерские, налоговые регистры | Соответствие сумм первичных документов суммам, отраженным в оборотах по счету 71 | |
| Начисление сумм НДФЛ на суточные сверх норм | Авансовые отчеты, регистры учета НДФЛ по сотрудникам | Не подлежат налогообложению суточные в размере 700 руб. при командировке по территории РФ и 2500 руб. при загранкомандировках | п. 3 ст. 217 НК РФ |
| Проверка правильности учета представительских расходов |
Приказы о представительском мероприятии, авансовые отчеты, ведомости по оплате труда |
Должен быть выпущен приказ о проведении представительского мероприятия, утверждена смета, к авансовому отчету приложены отчет о проведении мероприятия с указанием цели и присутствующих лиц, перечнем и суммой расходов, документы, их подтверждающие. В налоговом учете могут быть признаны представительские расходы в размере 4 % от расходов на оплату труда |
п. 2 ст. 264 НК РФ |
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством