Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать резерв отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассчет резерва отпусков на 2023 год требует знания специальной методики, которая предусматривает учет периодичности отпусков каждого сотрудника, а также средней продолжительности отпуска в организации.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Как отразить резерв отпусков в 1С:БГУ 2.0
Рассмотрим документы и проводки по операциям, которые связаны с резервом отпусков. Например, на 31.01.2023 года в организации рассчитан резерв отпусков. Для отражения этой операции в БГУ 2.0:
-
создаём документ Начисление резервов по отпускам (Учёт и отчётность — Заработная плата — Начисление резервов по отпускам);
-
в табличной части указываем сумму накопленного резерва отпусков, а также суммы резервов по страховым взносам;
-
в графе Отражение в учёте указывается счёт, через который начисляем резерв (109.00 или 401.20).
Методы расчета резерва отпусков
Резерв отпусков — это сумма денег, которую компании выделяют на выплату отпускных и других компенсаций работникам. Определить его можно несколькими методами, одним из которых является метод с периодичностью.
Какой это методика? Она основывается на расчете резерва на конец каждого периода (неделя, месяц, квартал и т.д.). Для этого компания должна определить ежемесячные выплаты по отпускам, а также количество сотрудников, сколько уехали в отпуск в этот период.
Другой метод расчета — это метод предыдущего года. Согласно ему, компания рассчитывает резерв на основании расходов, произведенных в предыдущем финансовом периоде.
- Третий метод — это метод балансовой задолженности, который основывается на оценке долгов компании перед сотрудниками за отпускное время, но которые еще не были оплачены.
- Четвертый метод — это метод оценки фактических затрат, который позволяет оценить реальные затраты компании на выплаты по отпускам в текущем финансовом периоде.
Расчет резерва отпусков станет более точным, если компания будет использовать несколько методов и соотнести результаты, полученные с их помощью. Это поможет предотвратить перерасход или недостаток резервных средств и обеспечить стабильность финансового положения компании.
Проводки по начислению и выплате отпусков
Для начисления отпусков необходимо использовать определенную методику и проводить соответствующие бухгалтерские проводки.
Какой именно методики использовать зависит от организации и ее внутренних правил. Однако, в любом случае необходимо учитывать отработанный период и законодательные требования по продолжительности отпуска, чтобы избежать возможных финансовых и правовых проблем.
Проводки по начислению и выплате отпусков могут включать в себя отражение начисленных отпускных дней на счете «Расчеты с сотрудниками», списание денежных средств для выплаты отпускных и формирование резерва на выплату отпусков в следующем отчетном периоде.
Важно проводить бухгалтерские проводки в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами организации, чтобы избежать возможных проблем и неудобств при проверках со стороны налоговых и правоохранительных органов.
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Резервы отпусков в бюджетном учреждении
В учете бюджетного учреждения операции по формированию и использованию резерва (на примере резерва на оплату отпусков) могут быть отражены с применением следующих корреспонденций по счетам*(1) : 1.
Формирование резерва: 1.1. Дебет 0 109 60 211 Кредит 0 401 60 211 — начислен резерв на оплату отпусков (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время); 1.2. Дебет 0 109 60 213 Кредит 0 401 60 213 — начислен резерв на оплату отпусков в части оплаты страховых взносов; 1.3. Дебет 0 506 90 211(213) Кредит 0 502 99 211(213) — отражены суммы принимаемых учреждением обязательств в сумме сформированных резервов по оплате отпусков (страховых взносов); 2.
Признание расходов за счет резерва: 2.1.
Дебет 0 401 60 211(213) Кредит 0 302 00 730 — признаны расходы по отплате отпусков (страховых взносов) за счет созданного резерва; 2.2.
Дебет 0 506 10 211(213) Кредит 0 502 11 211(213) — учтены обязательства по оплате отпусков (страховых взносов), принятые за счет резерва; 2.3. Дебет 0 506 90 211 (213) Кредит 0 502 99 211 (213) — способом «Красное сторно» скорректирована величина отложенных обязательств. Информация об объеме отложенных обязательств в отчетности начиная с 2016 года должна отражаться в составе Отчета об обязательствах учреждения (форма 0503738) в строке 911.
Как рассчитать резерв отпусков
Идентично тому, как начисляется зарплата. Создание оценочного обязательства в налоговом учете является правом, а не обязанностью налогоплательщика.
В этом основное отличие от бухгалтерского учета. Кроме того, алгоритм расчета и отражения резерва в целях исчисления налога на прибыль не предусматривает вариативности. В прописан четкий алгоритм его формирования.
Он предусматривает:
- определение резервируемой суммы на конец каждого месяца;
- проведение инвентаризации на 31 декабря каждого года.
- определение процента отчислений в резерв;
Подробнее методику формирования резерва в налоговом учете рассмотрим ниже (вариант 3). Алгоритм расчета предприятие выбирает самостоятельно и утверждает его в учетной политике для бухгалтерского учета.
Необходимо предусмотреть:
- порядок расчета суммы резерва.
- периодичность отражения формирования резерва (раз в год, ежеквартально, ежемесячно);
Отдельно в учетной политике для налогового учета необходимо отразить решение организации о создании (или несоздании) резерва. И отразить правила его расчета в целях исчисления налога на прибыль.
Таким образом, учреждению нужно строго придерживаться установленных правил и норм в целях определения требующихся финансов на оплату отпускных.
Рассмотрим далее наиболее часто применяемые методики формирования резервных сумм на оплату отпусков.
Резервы отпусков в бюджетном учреждении
5 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 19.12.2014 N 02-07-07/66918; письмо Федерального казначейства от 19.01.2015 N 42-7.4-05/8.5-26).
Однако уже в текущем году специалисты Минфина России в отношении казенных учреждений прямо указали на необходимость формирования резервов на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» (письмо от 20.06.2016 N 02-07-10/36122). При этом в учетной политике необходимо установить (смотрите также письмо Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998): — виды обязательств, по которым формируются резервы; — методы оценки обязательств; — периодичность формирования резервов внутри года (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, по мере возникновения обязательств), а также дату их признания. Приведенные правила основаны на общих для учреждений всех типов положениях Инструкции N 157н.
Следовательно, их должны применять не только казенные, но и бюджетные (автономные) учреждения.
Резервы отпусков в бюджетном учреждении
22 сентября 2016 Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Бюджетные учреждения обязаны создавать и отражать в учете и отчетности резервы по отпускам, по расходам на планируемые организационно-штатные мероприятия, по претензиям, по обязательствам учреждения, по которым отсутствуют первичные документы. Положениями учетной политикой бюджетного учреждения может быть предусмотрено формирование резервов под иные виды обязательств.
По нашему мнению, под расходы на обязательное страхование гражданской ответственности нет необходимости формировать резерв.
Подобные расходы могут быть отражены в учете в качестве расходов будущих периодов на балансовом счете 401 50 .
Положения Инструкции. утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), не содержат прямого ответа на вопрос, обязательно ли формирование и отражение в учете и отчетности учреждений госсектора резервов предстоящих расходов. До 1 января 2015 года формирование резервов являлось правом, а не обязанностью организации госсектора (п. 5 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 19.12.2014 N 02-07-07/66918; письмо Федерального казначейства от 19.01.2015 N 42-7.4-05/8.5-26).
Однако уже в текущем году специалисты Минфина России в отношении казенных учреждений прямо указали на необходимость формирования резервов на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» (письмо от 20.06.2016 N 02-07-10/36122). При этом в учетной политике необходимо установить (смотрите также письмо Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998): — виды обязательств, по которым формируются резервы; — методы оценки обязательств; — периодичность формирования резервов внутри года (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, по мере возникновения обязательств), а также дату их признания. Приведенные правила основаны на общих для учреждений всех типов положениях Инструкции N 157н.
Следовательно, их должны применять не только казенные, но и бюджетные (автономные) учреждения.
Отметим, что на сегодняшний день, учитывая разъяснения Минфина России, учреждения обязаны создавать и отражать в учете и отчетности следующие резервы: — по расходам на планируемые организационно-штатные мероприятия; — по претензиям (даже если они будут рассматриваться во внесудебном порядке) (письмо Минфина России от 22.04.2016 N 02-06-10/23392); — по обязательствам учреждения, по которым отсутствуют первичные документы. Положения Инструкции N 157н не обязывают учреждение под сформированный резерв иметь остатки денежных средств на лицевом счете (счете в кредитной организации).
Резервы формируются по методу начисления. В отношении сформированных резервов предусмотрены следующие ограничения (п.
302.1 Инструкции N 157): — резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан; — признание в учете расходов, в отношении которых сформирован резерв предстоящих расходов, осуществляется за счет суммы созданного резерва. Кроме того, при формировании резервов
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
«Отпускной» резерв – реализация разъяснений Минфина
Если начисление заработной платы сотрудникам в прошлом году осуществлялось за счет нескольких источников, то по каждому из них уже в текущем году на счете 40160 должен быть создан соответствующий резерв.
Однако ввиду сложной экономической ситуации, снижения спроса и падения доходов у учреждений могут заметно сократиться поступления, в частности по КФО 2 и 5. Иными словами, объем таких поступлений может быть значительно меньше суммы сформированного по соответствующему КФО резерва. Следовательно, созданные на счете 40160 по КФО 2 и 5 резервы на оплату отпусков могут оказаться невостребованными.
Напомним, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Таким образом, начисление отпускных работнику производится
Если резерва на отпуск не хватила в бюджетном учреждении
Если начисление заработной платы сотрудникам в прошлом году осуществлялось за счет нескольких источников, то по каждому из них уже в текущем году на счете 40160 должен быть создан соответствующий резерв.
Однако ввиду сложной экономической ситуации, снижения спроса и падения доходов у учреждений могут заметно сократиться поступления, в частности по КФО 2 и 5. Иными словами, объем таких поступлений может быть значительно меньше суммы сформированного по соответствующему КФО резерва. Следовательно, созданные на счете 40160 по КФО 2 и 5 резервы на оплату отпусков могут оказаться невостребованными.
Напомним, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Таким образом, начисление отпускных работнику производится
Для чего нужно формировать «отпускной» резерв?
Право на отдых является конституционным правом (ст. 37 Конституции РФ). Отметим, что данное право реализовано не только в ТК РФ, но и в других нормативных актах, регулирующих вопросы прохождения гражданской службы, в частности в Федеральных законах N N 79-ФЗ , 25-ФЗ .
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
Предоставление отпусков осуществляется в соответствии с графиком отпусков. Однако в большинстве случаев реализовывать право на отпуск работники предпочитают в летний период, который является наиболее благоприятным для отдыха. В результате именно на этот период приходится основная часть расходов учреждения на выплату отпускных.
Согласно п. 302.1 Инструкции N 157н в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат деятельности учреждением может создаваться резерв предстоящих расходов. Виды расходов, по которым может формироваться резерв, перечислены в указанном пункте Инструкции. Отметим, что в данный перечень включены расходы на предстоящую оплату отпусков за фактически отработанное время или выплату компенсаций за неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудников учреждения.