Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О выплате суточных в случае командировки на новые территории РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.
При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.
В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.
Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.
Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:
(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.
Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:
(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2022 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.
Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.
Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.
На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.
Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.
Работник Мешков, согласно приказа, должен выехать в командировку на поезде по России в 23:40 10.05.2021, а вернуться в 00:20 14.05.2021.
За каждый день по решению фирмы ему полагается суточные в сумме 3 200 руб.
Расчет:
1. Дни в командировке – 5.
2. Сумма начисления – 3 200х5=16 000 руб.
3. НДФЛ – (3 200-700) х5х13%=1625 руб.
4. Сумма к выплате – 16 000-1625=14 375 руб.
После окончания командировки и представления сотрудником в бухгалтерию отчета о поездке, при необходимости, будет скорректирована сумма суточных.
Если работник был в командировке дольше планового времени, то он получит возмещение за дополнительные дни.
В случае преждевременного возвращения, он обязан вернуть в кассу не потраченные деньги, либо они будут удержаны из его зарплаты.
Дни отъезда и прибытия определяются:
- по предоставленным командированным сотрудником проездным документам – в случае общественного транспорта (поезда, самолета);
- на основании служебной записки, если использовался личный транспорт.
Такая записка также должна иметь документальное подтверждение нахождения в пути командированного. Это могут быть счета гостиницы, путевой лист с чеками на покупку бензина.
Расчет суточных при загранкомандировках в 2021 году зависит от количества дней, проведенных работником за пределами России.
Но есть 3 правила, которые нужно соблюдать (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при выезде из РФ за день пересечения госграницы суточные выплачивают в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом;
- при въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачивают в рублях как за дни нахождения на территории РФ;
- если работник направлен в командировку на территорию 2-х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.
Однако компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных на 2021 год.
Оплата командировок: по среднему заработку, суточных
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Работникам, направляемым в бизнес-поездку, должны компенсироваться их расходы. Порядок оформления и суммы выплат устанавливаются в Положении о командировках, принятым в организации. Все сотрудники должны ознакомиться с локальным актом под роспись.
Если Положение не принято в организации, то порядок оформления регулируется федеральными законодательными актами. Размер суточных в них не устанавливается, поэтому он определяется работодателем самостоятельно.
Выплата предусматривает оплату питания и других расходов, которые несет сотрудник вне своего места жительства. Отчет о расходовании суточных предоставлять не требуется.
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.
При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:
- За проезд;
- Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.
Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.
Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).
Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:
- Дальность поездки;
- Каковы условия по транспортному сообщению;
- Характер служебного задания;
- Нужен ли работнику отдых.
В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Что входит в суточные командировочные расходы — питание, понятие, состав в 2020 году
- Сегодня нередко многим работодателям необходимо отправлять своих сотрудников в другие регионы или даже страны для реализации каких-либо важных задач.
- Именно поэтому возникает необходимость в доплате к основной заработной плате в виде командировочных.
- Подобного рода выплаты представляют собой не только доплату за выполнение нестандартных должностных обязанностей, но также оплату проживания, питания, проезда.
- Общие моменты
- Что входит в суточные расходы по командировке
Причем в каждом случае расчет осуществляется строго индивидуально.
Подобного рода выплаты осуществляются согласно действующему законодательству.
Как самому работнику, так и работодателю во избежание возникновения различного рода конфликтных ситуаций необходимо предварительно ознакомиться с тем, что входит в понятие «командировочные расходы».
Чтобы разобраться, что же именно это такое, стоит прояснить следующие моменты:
- каково их назначение?
- законодательная база.
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Последствие и нюансы отмены командировочного удостоверения в России
С 8 января 2015 года в России был отменен обязательный порядок оформления командировочного удостоверения, представления работнику служебного задания, составления командированным специалистом отчета по завершении служебной поездки. Каковы последствия такого законодательного нововведения?
- Во-первых, отправка сотрудника в командировку оформляется приказом или распоряжением руководителя;
- Во-вторых, расходы, понесенные в ходе командировки, подтверждают проездные документы, служебная записка работника, чеки и квитанции;
- В-третьих, в журнале учета командированных специалистов прописываются номер и дата приказа, а не командировочного удостоверения;
- В-четвертых, в течение трех дней с момента возвращения из служебной поездки работник составляет авансовый отчет, в котором прописывает все понесенные издержки.
В приказе об отправке сотрудника в командировку прописывается цель поездки, ее сроки, цель, служебное задание.
Новые правила оформления суточных в условиях отсутствия командировочного удостоверения предполагают соблюдение таких нюансов, как:
- Работодатель не обязан выплачивать суточные за задержку в пути, которая произошла по вине работника (если последний сумеет представить уважительные причины задержки, то суточные предоставляются в полном объеме);
- В приказе об отправке сотрудника должно быть указано, что билеты приобретаются за счет работодателя: в дальнейшем по предъявлении проездных билетов в бухгалтерию работодатель сможет вычесть эти затраты из базы по налогу на прибыль;
- Если специалист ездил в служебную поездку на собственном автомобиле, то работодатель обязан выплатить ему компенсацию в размере 1200-1500 рублей в зависимости от типа легкового авто;
- Если в командировке сотрудник перемещался на служебном транспорте (легковое или грузовое авто, автобус и др.), то компания покрывает только затраты на ГСМ и ремонт машины;
- В служебной записке работник указывает вид транспорта, который он использовал в рамках служебной поездки.
Отмена командировочного удостоверения ставит своей целью упрощение процедур оформления на уровне кадрового отдела организации. В этих условиях процесс учета суточных расходов по иным документам.
Таким образом, в 2021 году расчет суточных осуществляется на базе чеков и квитанций, предъявляемых работником с учетом установленных на федеральном уровне единых нормативов. Служебные поездки по России и в зарубежные страны учитываются отдельно. Важную роль при определении величины выплат играют служебная записка и авансовый отчет командированного специалиста.