Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списать спецодежду при увольнении работника в казенном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с положениями ст. 212 Трудового кодекса России, специальная одежда — это вещевой и обувной комплект, используемый мастерами различных предприятий/компаний для снижения воздействия вредных условий труда и защиты от загрязнений. Обязанность бренда приобретать такие наборы для своего коллектива установлена в текущем законе. Основным документом, рассказывающим о том, как правильно взаимодействовать с подобными объектами в плане бухгалтерии, был перечень Методических указаний, утв. Приказом Минфина № 135. В январе данное правительственное постановление было упразднено, а вместо него был введен стандарт, описанный в ФСБУ 06/2020.
Учет и списание инвентаря и спецодежды по проводкам
Первое, что должен сделать каждый практикующий бухгалтер, — это познакомиться с сопроводительной документацией, а затем продумать и проработать политику взаимодействия с каждым видом материально-производственных запасов в целом. Вся работа реализуется по такому примерному пошаговому образцу:
- Задействуя нормативы ФСБУ 06/2020, устанавливаем временные рамки полезного использования комплектных наборов специальной одежды и обуви. На этом этапе главная задача заключается в том, чтобы сделать выбор, будет ли на предприятии относиться такой класс объектов к МПЗ или нет.
- Создаем инструкции, отвечающие на вопрос об использовании вещей, срок службы которых превышает показатель в 12 месяцев.
- Решаем, существенен ли финансовый эквивалент материально-производственных запасов для пользователей разрабатываемой отчетности или нет.
- Исходя из принципов рациональности, определяем тип работы СО: надзор за каждым комплектом по отдельности или взятие во внимание совокупности всех средств ИЗ.
Как уже говорилось ранее, новые правила списания по спецодежде свыше 12 месяцев — это далеко не единственные изменения, предложенные надзорными органами в обозреваемой области. Однако, начав изучение современных, модернизированных постановлений именно с предложенного перечня, специалист без труда проработает все, в том числе самые сложные для понимания нюансы.
Расходы на спецодежду в налоговом учете
Все предложенные государством изменения по поводу контроля специализированной одежды рабочих и мастеров преимущественно касаются отрасли бухгалтерии. В регламентах взимания госпошлин новых унифицированных документов представлено не было: представители различных корпораций по-прежнему могут учитывать данную категорию МПЗ в составе амортизируемого имущества (или в графе «Материальные расходы», если стоимость вещей не превышает показателя в 100 000 руб. за единицу).
Единственная трансформация соответствующего раздела законодательства касается инвентаризации обозреваемых объектов, не указанных в ч. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Этот правоприменительный регламент рассказывает об обращении с наборами, приобретенными для реализации санитарно-эпидемиологических требований, внедренных в связи с пандемией, вызванной вирусом COVID-19. Вещевые комплекты, закупленные компаниями ввиду названных причин, сегодня должны зачисляться на баланс прочих расходов. Именно такой стандарт прописан в Постановлении Правительства № 7 (п. 1 ст. 264).
Нормы списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете
Таким образом, казенные учреждения обязаны применять нормы данного документа при обеспечении работников спецодеждой, а именно выполнять установленные данным документом требования к приобретению, выдаче, применению, хранению и уходу. Учет спецодежды с этого года изменился. Посмотрим, насколько серьезны эти изменения, как бухгалтеру следует вести учет спецодежды с 2021 года.
При этом предметы продолжают оставаться в собственности компании и числиться на балансе предприятия, которое несет затраты по чистке и стирке.
Спецодежда, используемая сотрудниками свыше года, оформляется на счете 10.11. При этом износ списывается в затраты ежемесячно. Обязательным моментом является ведение забалансового учета для каждой выданной единицы. Списание возможно по причине износа или с учетом других факторов.
Оформление передачи спецодежды сотрудникам производится посредством перехода в нужный пункт меню. Для этого нужно открыть «Склад», выбрать «Спецодежду и инвентарь» и перейти к пункту «Передача материалов в эксплуатацию». Как это проводится показано на рисунке 4.
Недостача тех или иных материальных ценностей отражается на основании подписанных первичных документов, оформленных по результатам инвентаризации (п. 5.5 Методических указаний N 49).
Согласно п. 3 ФСБУ 5/2019 запасами теперь признаются активы, срок службы которых составляет менее 12 месяцев (или не более одного операционного цикла).
Работодатель должен обеспечить, в частности, приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.
По п. 14 приказа Минздравсоцразвития России «Межотраслевые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» от 01.06.2009 № 290н (далее — межотраслевые правила) лимит списания спецодежды основывается на нормах, утвержденных либо отраслевыми актами, либо типовыми нормами № 997н.
Выбытие спецодежды, не возвращенной работником при увольнении, с забалансового учета может отражаться на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), оформленного комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов, с приложением Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), подтверждающего недостачу данного имущества.
Пригодны ли СИЗ к дальнейшей эксплуатации, как правило, решает специально созданная комиссия по контролю качества СИЗ. Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Внутреннее перемещение спецодежды
Под внутренним перемещением мягкого инвентаря следует понимать его движение внутри одного учреждения в следующих случаях:
- выдача с вещевого склада в подразделение;
- возврат имущества на склад;
- перевод спецодежды (мягкого инвентаря), бывшей в употреблении, в подменный фонд;
- передача спецодежды в мастерские для ремонта или ее изготовление хозяйственным способом;
- передача спецодежды в специализированные организации для ее стирки или химчистки.
Перемещение спецодежды от одного материально-ответственного лица к другому оформляется требованием-накладной ф. 0315006. Бухгалтерские записи, связанные с внутренним перемещением материальных запасов, производятся в случае, если в бюджетном учреждении списание материалов производится не в момент их выдачи со склада, а в момент получения от структурного подразделения учреждения документа об их использовании. Тогда такая передача отражается бухгалтерской записью:
|
Дебет |
10505 340 |
"Увеличение стоимости мягкого инвентаря" |
|
Кредит |
10505 340 |
"Увеличение стоимости мягкого инвентаря" |
По новым правилам, для того чтобы имущество организации, переданное в пользование сотрудникам, можно было контролировать, учет его должен проводиться на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».
Пока не совсем понятно, что именно подразумевается под «личным пользованием», так как четкого определения нет ни в одном из нормативных документов.
Однако к материальным ценностям, выданным в личное пользование сотрудникам и подлежащим учету на счете 27, можно отнести следующее:
- имущество, которое выдано сотруднику для выполнения его обязанностей, связанных с определенной должностью;
- имущество, право на получение которого установлено соответствующими локальными нормативными актами организации;
- имущество, неподконтрольное материально ответственным лицам, находящееся вне территории организации.
Обязательный учет в счете 27 не распространяется на следующие виды материальных ценностей:
- имущество, выданное сотруднику во временное пользование для выполнения разовых поручений или заданий;
- имущество, размещенное в кабинетах сотрудников организации и используемое для выполнения служебных обязанностей, но закрепленное за материально ответственными лицами.
Основанием занесения в учетные регистры может служить, например, ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения.
Применяется при калькуляции ОС стоимостью, не превышающей 3 000 руб., кроме недвижимости и объектов библиотечного фонда (п.373 Инструкции № 157н).
Основные средства на забалансовом счете в бюджете берутся в учет по первичному документу, которым подтвержден их ввод по условной оценке или по балансовой стоимости в зависимости от порядка, предусмотренного учетной политикой бюджетной организации.
Перемещение в пределах учреждения ОС на забалансовых счетах показывается по первичной документации. В этих целях изменяется материально ответственное лицо и (или) склад.
Выбытие ОС осуществляется по приемопередаточному акту или акту списания по стоимости принятия их на забалансовый учет.
Часто бывает, что списание СИЗ при увольнении работника не требуется, потому как спецодежда бывшего сотрудника еще пригодна для дальнейшего использования: их процент износа совсем небольшой. В таком случае ее сдают на склад, а комиссия в рамках действия приказа по списанию СИЗ определяет возможность дальнейшей эксплуатации.
В случае благополучного исхода проверки чистые и отремонтированные СИЗ выдаются работнику, с записью в личной карточке выдачи СИЗ как бывшие в употреблении с указанием процента износа.
Перед повторной выдачей спецобувь должна в обязательном порядке пройти очистку, дезинфекцию и обеспыливание. Если таковая процедура не проводилась, и подтверждающих документов у вас нет, то рисковать не советую.
Дело также и в том, что в небольших населенных пунктах найти организацию, проводящую обеззараживание спецобуви, очень непросто: в основном они очень далеко, а учитывая транспортные расходы и затраты на саму процедуру, проще купить новую пару обуви.
Срок повторной выдачи должен быть не больше процента износа. К примеру, при увольнении слесарь сдал костюм на склад и комиссионно был определен процент износа в размере 50%. Таким образом, срок носки б/у костюма будущим работником должен быть не более полугода.
Если бывший в употреблении костюм пришел в негодность раньше окончания срока носки, то его необходимо преждевременно списать, а работнику выдать новый комплект спецодежды.
Экспертное мнение к вопросу о том, в каких случаях необходимо выдавать спецодежду
Эксперты Министерства здравоохранения приводят следующий перечень случаев, при которых необходимо обеспечивать работников специальной одеждой с целью защиты от загрязнений, высокой температуры и иных повреждений:
- химические и лабораторные работы, связанные с химикатами, едкими растворами и веществами;
- проведение ремонта легкового/грузового автомобиля;
- изготовление агрегатов, электроинструментов, сборка специальной техники;
- работы, связанные с лакокрасочными материалами, машиностроением;
- цветная металлургия, чугунолитейная металлургия, сталелитейные работы;
- слесарные работы, фрезеровка, металлообработка.
Подтверждать факт возврата работником вверенных ему материальных ценностей принято путем заполнения так называемого обходного листа, который он подписывает в структурных подразделениях или у должностных лиц, отвечающих за учет имущества. Подписи в обходном листе означают, что ответственные лица уведомлены об увольнении работника и не имеют к нему имущественных претензий.
В то же время в недавнем письме от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959 Минтруд России отметил, что ТК РФ не содержит упоминания о таком документе, как обходной лист, а потому не требует его оформлять при увольнении и не определяет правила его применения. Из этого следует, что обходной лист не имеет юридической силы для коммерческих работодателей. Хотя они широко используют обходные листы, так как это удобно, а прямого запрета на такой документ в трудовом законодательстве нет.
Как учитывается спецодежда при увольнении работника в бухгалтерском учете – проводки
Важно! Если комплект спецодежды на одного работника стоит более 40 тысяч рублей, одежда должна учитываться одновременно с основными средствами компании. Стоимость таких дорогостоящих предметов списывается равными долями в течение 12 месяцев (таков оптимальный срок использования).
Спецодежда приобретается предприятием с целью ее выдачи сотрудникам, которым она положена по специфике деятельности. Передача комплекта на руки производится на основании требования-накладной. Вместе с тем бухгалтер должен сделать соответствующие проводки.
В том случае, если бухгалтер собирается списать стоимость спецодежды частично (равными долями за полный период использования работником спецодежды), делаются такие проводки:
| Проводка | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Спецодежда была выдана сотруднику | 10-11 | 10-10 |
| Стоимость спецодежды списывается каждый месяц в равных долях, распределяется на весь период эксплуатации | 20, 23, 25 | 10-11 |
| Остаток стоимости спецодежды списан на прочие затраты при ее порче, утере, возврате при увольнении работника | 91-1 | 10-11 |
Спецодежда отражается на счете 10. Обычно используют субсчета 10 и 11, соответственно, «Спецодежда и оснастка на складе» и «Спецодежда и оснастка в эксплуатации».
Если работник, увольняясь, сдает СИЗ на склад, отражается эта операция внутренней проводкой
Дт10/10 Кт 10/11. Кроме того, могут использоваться следующие проводки:
- Дт94 Кт 10/11 – при сдаче на склад комиссией спецодежда признана негодной.
- Дт91/2 Кт 94 – ее стоимость включена в прочие расходы.
- Дт73 Кт 94 (91/1) — зафиксирована сумма не возвращенной сотрудником при увольнении спецодежды.
- Дт 70 Кт 73 – сумма СИЗ удержана из зарплаты работника.
- Дт 50 Кт 73 – сумма СИЗ внесена работником в кассу.
- Дт 51 Кт 73 – сумма СИЗ перечислена работником на счет организации.
- Д 94 К 10/11 – списана стоимость невозвращенной спецодежды.
- Д 91/2 К 94 – недостача спецодежды отражена в расходах.
Последние две проводки используются, если работник уже уволился, а компенсацию за СИЗ взыскать организации не удалось.
Бухгалтерский учет СИЗ производится на основании различных первичных документов, например, карточки выдачи СИЗ, ведомости учета выдачи спецодежды и др.
Организация не включает суммы взносов, которыми финансируются СИЗ и иные предупредительные меры, ни в состав расходов, ни в состав доходов для целей НУ. Суммы не несут экономической выгоды страхователю, а лишь покрывают его расходы, не могут влиять на налогооблагаемую базу (см. ст. 249, 250, 252 НК РФ, письмо-разъяснение Минфина №03-03-06/1/615 от 24-09-10 г., другие аналогичные). Если организация сначала понесла расходы на СИЗ и включила их в расчет прибыли, а затем обратилась с заявлением в Фонд, налоговая база подлежит корректировке. Период корректировки законодательно не определен. Целесообразным можно считать проведение этой операции в периоде получения разрешения (согласования) от ФСС, а не подачей корректировочных сведений. Это следует из логики ст. 54-1, ст. 81-1 НК РФ, поскольку на момент отражения расходов и доходов вести речь о подаче ошибочных сведений, занижающих налоговую базу, не приходится.
«Входной» НДС по расходам на СИЗ в рамках предупредительных мероприятий есть возможность принять к вычету (ст. 171-2 НК РФ, письмо Минфина №03-03-06/1/615 от 24-09-10 г.).
Списание спецодежды пришедшей в негодность раньше срока
Списание объекта спецодежды с синтетического учета производится после полного списания его стоимости, тогда как аналитический учет прекращается только после фактического физического выбытия соответствующих предметов.
Выбытие объекта спецодежды имеет место в случаях продажи, передачи безвозмездно (за исключением договора безвозмездного пользования), списания при моральном и физическом износе, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций (п. 30, 31 Методических указаний по учету спецодежды).
Основанием для прекращения аналитического учета объектов спецодежды, которые непригодны к дальнейшему использованию или восстановление которых невозможно (нецелесообразно), является акт на списание объектов спецодежды, составленный инвентаризационной комиссией и подписанный руководителем организации.
Если на момент списания спецодежды с бухгалтерского учета организации ее стоимость была перенесена на расходы, то никаких проводок не делается: выбытие объекта отражается только в аналитическом учете.
Между тем окончание переноса стоимости спецодежды на себестоимость выпущенной продукции может не совпадать по времени с ее износом. Спецодежда может быть физически изношена до окончания нормативного срока носки.
Определить, пригодна ли спецодежда для использования, должна инвентаризационная комиссия (п. 34 Методических указаний по учету спецодежды).
Выбытие спецодежды, в том числе и досрочное, можно оформлять следующими унифицированным первичными документами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а:
- актом выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-4);
- актом на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-8).
- Также организация вправе использовать и другие самостоятельно разработанные с учетом требований Закона N 129-ФЗ формы первичных документов.
«Недоамортизированную» спецодежду, пришедшую в негодность, а также выбывшую вследствие чрезвычайных ситуаций, следует списать в порядке, предусмотренном п. 39 Методических указаний по учету спецодежды, то есть таким же образом, как при выявлении недостачи спецодежды в эксплуатации:
- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10-11 — списана остаточная стоимость выбывшей спецодежды.
Если спецодежда не выдержала сроков носки по причинам, не зависящим от работника, делается следующая запись:
- Дебет 91-2 Кредит 94 — отражен прочий расход от выбытия спецодежды до окончания нормативного срока носки.
Добавим, что доходы и расходы, связанные со списанием с бухгалтерского учета объектов спецодежды, отражаются в бухгалтерском учете в качестве прочих доходов и расходов в том периоде, к которому относятся (п. 33 Методических указаний по учету спецодежды).
При отсутствии соответствующего опыта стоит внимательно ознакомиться с правильно составленным образцом. Найти его можно без каких-либо сложностей в интернете.
Данный акт включает в себя следующие основные разделы:
- должность, а также Ф.И.О. руководителя, утверждающего данный документ с подписью, расшифровкой;
- наименование документа;
- дата составления;
- кто входит в комиссию (должности, Ф.И.О.);
- взыскан ли материальный ущерб, его величина;
- основания для списания имущества (выход из строя, невозможность использования, окончание срока полезного использования или же срока годности имущества)
- указывается размер суммы, на которую осуществлено списание;
- иное – составитель акта имеет право на свое усмотрение включать в данный документ иные пункты, разделы.
Акт на списание спецодежды форма С8 является стандартной. Помимо данной формы также можно использовать С9. Данные документы могут применяться при осуществлении списания инвентаря, различного другого имущества.
Порядок заполнения подобного рода документации является полностью стандартным. Разработаны формы Минстройархитектуры.
По возможности нужно изучить основные нюансы, связанные с процедурой осуществления списания подобного имущества.
Как поступить со спецодеждой при увольнении работника
Спецодежда входит в состав средств индивидуальной защиты работника (СИЗ). Это собственно спецодежда, обувь специального назначения, различные приспособления предохраняющего характера, например, специальные очки (приказ №135н Минфина от 26-12-02 г., п.7). При увольнении работник обязан сдать спецодежду, выданную ему в пользование. В статье рассматриваются нюансы указанной процедуры, действия работодателя, а также проблемные моменты возврата СИЗ увольняющимся сотрудником.
На заметку! У работника отсутствует обязанность возмещения стоимости спецодежды, в том числе и при увольнении, если она повреждена не по его вине, например, в случае аварийной ситуации, форс-мажора, или используется им после истечения срока годности, по причине невыдачи нового комплекта.
Бюджетный учет: как принимать, выдавать, перемещать и списывать спецодежду
Термином «спецодежда» для простоты объединяют понятия «специальная одежда», «специальная обувь» и «средства индивидуальной защиты». Стоимость и срок годности объектов спецодежды могут быть разными, но в любом случае они считаются мягким инвентарем, для учета которого предназначены счета вида 0 105X5 000 (Инструкция № 157н «Об утверждении единого плана счетов…»):
Спецодежда ставится на учет учреждения по фактической стоимости. Из чего эта стоимость складывается? В основе, конечно, лежит стоимость непосредственно одежды. К ней добавляются дополнительные затраты на доставку, оплату услуг посредников, пошлины, иные возможные расходы, возникшие во время покупки и подготовки к эксплуатации. Все эти суммы бухгалтер сначала собирает на счете 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы». Только после этого спецодежду можно принять к учету.