Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование корпоративных банковских карт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Из этой статьи вы узнаете:
- Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
- Что такое корпоративная карта организации и как она работает
- Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
- Как пользоваться корпоративной картой
- Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
- Как пополнить корпоративную карту
- Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
- Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
- Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
- Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки
Что можно оплачивать корпоративной картой
- Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
- — закупка товара, расчеты с поставщиками;
- — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
- Командировочные и представительские расходы:
- — оплата счета в ресторане;
- — покупка билетов;
- — оплата проживания в гостинице;
- — аренда автомобиля;
- — суточные сотрудникам;
- — оплата услуг переводчика;
- Хозяйственные и накладные расходы:
- — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
- — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
- — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
- — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
- Транспортные расходы:
- — оплата бензина;
- — расходы на обслуживание служебного транспорта.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Какие документы нужно собирать?
Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.
В документах должны быть реквизиты:
– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
– весь перечень и количество услуг или товаров;
– сумма оплаты;
– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.
Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.
После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.
Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.
По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт
Закрытое акционерное общество "Сладости Востока" ------------------------------------------------------------------------- Журнал приема и выдачи корпоративных банковских картДата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.Дата окончания ведения журнала:
N п/п |
Ф.И.О. |
Основания выдачи карты |
Должность |
N банковской корпоративной карты |
Лимит |
Овердрафт |
Дата выдачи |
Цель выдачи |
Срок |
Карту получил (подпись подотчетного лица) |
Карту выдал (подпись бухгалтера) |
Дата возврата |
Карту получил (подпись бухгалтера) |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|||||||||
Ватрушкин П.А. |
Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к |
Аудитор |
4 561 231 500 326 000 |
100 000 руб. |
21.03.2014 |
Командировочные расходы |
14 календ. дн. |
Ватрушкин |
Булочкина |
04.04.2014 |
Булочкина |
||
Безменов С.О. |
Заявление от 20.03.2014 |
Главный инженер |
4 562 325 100 031 250 |
150 000 руб. |
25.03.2014 |
Хозяйственные расходы |
3 раб. дн. |
Безменов |
Булочкина |
27.03.2014 |
Булочкина |
||
Королев А.А. |
Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45 |
Начальник департамента снабжения |
4 589 300 100 096 750 |
150 000 руб. |
28.02.2014 |
Хозяйственные расходы |
До 31.12.2014 |
Королев |
Булочкина |
||||
Грачева Н.С. |
Заявление от 31.03.2014 |
Менеджер |
4 875 000 225 462 540 |
50 000 руб. |
01.04.2014 |
Хозяйственные расходы |
5 раб. дн. |
Грачева |
Булочкина |
07.04.2014 |
Булочкина |
||
Смирнов Т.Л. |
Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45 |
Коммерческий директор |
4 235 850 020 011 250 |
150 000 руб. |
150 000 руб. |
02.04.2014 |
Представительские и командировочные расходы |
Бессрочно |
Смирнов |
Булочкина |
Получаем корпоративную карту
Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (далее — карточный счет). К одному карточному счету может быть выдано несколько корпоративных карт. Операции по карточному счету отражаются на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет». При зачислении на него денег:
(если) выпущены расчетные карты, то перечисление денег с расчетного счета на карточный отражается по дебету счета 55 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета»;
(если) выпущены кредитные карты, то зачисление кредита на карточный счет отражается по дебету счета 55 и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
При погашении задолженности и процентов по кредитным картам делается проводка по дебету счета 66 и кредиту счета 51.
Внимание!Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета. Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды
Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды .
Если же вы забыли это сделать, то в суде от штрафа за несообщение сведений об открытии счета можно и отбиться, если в договоре с банком будет написано, что счет предназначен для зачисления денег только от самой организации, а не от третьих лиц. Тогда карточный счет не будет соответствовать понятию «счет» в том смысле, который в него вкладывает Налоговый кодекс .
Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы , а в налоговом — как внереализационные .
Сама же банковская карта не представляет никакой ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты никак не отражается.
Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.
Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.
Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:
- Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
- Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
- Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
- Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
- Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%
Оформление корпоративной карточки
Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.
Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.
Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.
Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.
Преимущества корпоративной карты
Использование корпоративной карты сделает вашу жизнь проще. Вы сократите время на выдачу денег работникам, делать отчеты станет легче, повысится безопасность использования средств организации, вы всегда сможете отследить, на что конкретно были потрачены деньги. Кроме этого есть и другие преимущества:
- карта дает возможность покупать товары онлайн;
- можно воспользоваться деньгами в любое время;
- карту можно заблокировать, если вы увидели подозрительные операции;
- есть возможность расплатиться картой, если сумма платежа составляет больше 100000 рублей;
- можете использовать за границей, конвертация валют будет совершаться автоматически;
- вы можете ограничить доступ, а также настроить лимит на операции.
Как оформить бизнес-карту
Корпоративную карту можно оформить в самом банке либо оставить заявку онлайн. Стоит отметить, что для юр. лица будет открыт специальный карточный счет. Банк самостоятельно уведомит налоговую службу об этом.
В чем преимущества применения корпоративных карт
Достоинств, которые подразумевает под собой использование подобных продуктов, предостаточно:
- Сокращение издержек операционного плана, которые имеют непосредственную взаимосвязь с выдачей подотчетных денежных величины. Компании уже не придется отправляться в банк в целях получения наличности.
- Отсутствие необходимости покупки иностранной валюты для зарубежных командировок или открытия валютного счета. Помимо этого, вы избавите себя от острой необходимости оформления деклараций в процессе перехода таможни. Деньги будут уходить со счета организации посредством конвертации автоматического характера в валюту страны, в которой пребывает владелец.
- Возможность управления. Шанс на установление карточного лимита. Опция подключаемой услуги оповещений по сообщениям. Все это способствует контролю расхода денег и возможности непосредственного отслеживания всех операций.
- Совершение платежных действий на внушительные суммы. Согласно указаниям Центрального банка, расчетные операции посредством наличности между различными субъектами могут быть осуществлены только при не превышении суммы в 100 000 рублей. Посредством карточки они будут носить безналичный характер и предполагать отсутствие каких-либо ограничений по суммам.
- Вам не составит труда отправиться на шопинг в сеть Интернет и без проблем осуществить расчетные действия.
- Невзирая на хранение средств на счете организации, вы будете иметь к ним доступ круглые сутки, а также обретете возможность получать наличные деньги в специальных аппаратах.
- Пользователь обретает уникальную возможность по прикреплению всех корпоративных карточек к одному счету, который оснащен одним расходным лимитом для всех работников компании.
- Если вдруг карту довелось утратить, ни копейки с нее не уйдет при условии своевременной блокировки. Вы снизите риск утраты или кражи наличных денежных средств в несколько раз и сохраните собственные сбережения.
- Кроме того, применение данной карты может стать хорошим альтернативным вариантом использованию чековой книги.
Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность
Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.
Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.
Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.
Чем удобна корпоративная карта для сотрудников?
Что касается сотрудников, то им можно забыть фразу «Заложите свои, потом принесете копию чека». Корпоративная карта позволяет избежать подобных ситуаций. Как и большинство личных банковских дебетовых карт, с ее помощью можно:
- Совершать платежи в Интернете (в том числе в АИС «Расчет» ЕРИП);
-
Осуществлять online-бронирование гостиниц и билетов, а также пользоваться иными видами услуг по бронированию;
-
Снимать наличные денежные средства в банкоматах как в Беларуси, так и за рубежом вне зависимости от валюты счета (с автоматической конвертацией в нужную валюту).
Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт
В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
- лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
- срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
- требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
- порядок действий при утрате карты;
- виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.