Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прошу отправить в командировку служебная записка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.
Какие пункты и формулировки должна содержать
Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:
- в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
- в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
- ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
- ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.
Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?
В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.
Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.
***
Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.
Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.
***
Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Запрос о выплате средств на расходы
Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок. К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов:
- Составление служебной записки с просьбой о возмещении командировочных средств, должно осуществляться строго после возврата сотрудника.
- Необходимо определить список услуг, на которые были израсходованы деньги в служебных целях, однако этого мало.
- Нужно прикрепить надлежащие чеки, проездные билеты, квитанции, также иные документы, указывающие факт оплаты сотрудником данных услуг.
- Отчетливо зафиксируйте дату отъезда сотрудника в командировку, а также дату приезда.
- Помимо ключевых пунктов, установленных для абсолютно всех записок, в тексте документа покажите четкое время с поминутным учетом и город, из которого сотрудник осуществил выезд, а кроме того город прибытия.
- После чего перечислите детально все услуги, за которые необходимо возмещение, изобразив их как можно информативнее, однако в тоже время кратко.
- Затем отметьте поминутное время приезда и укажите перечень документов, которые приложите в виде основания с целью получения денежных средств.
Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте тут.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1.
Что такое служебная записка?
Ответ: Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Вопрос №2.
Как подтверждается факт командировочных расходов?
Ответ: Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте
Вопрос №3.
Какой основной текс должен содержать документ, подтверждающий факт командировки?
Ответ: В данном разделе необходимо указать основную цель командировки, место командировки, сроки продолжения служебной командировки, если сотрудник использует личный транспорт для командировки, необходимо указать полные данные автомобиля.
Вопрос №4
Что необходимо сделать сотруднику по приезду из командировки?
Ответ: Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:
- Цель командировки;
- Сроки командировки;
- Документы, связанные с расходами в командировке.
Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.
Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.
Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.
Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.
Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.
Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.
Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.
Стандартная структура выглядит следующе:
- Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
- После шапки прямо по центру вписываем наименование;
- Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
- Список прилагаемых бумаг;
- Дата, подпись.
Чем обычно подтверждают даты командировки
В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.
Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:
- провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
- поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
- провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
- транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.
Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.
За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.
В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.
Правила написания заявления на командировочные расходы и его образец
Наниматель должен обеспечить выдачу денег на командировку. Эти деньги выдаются на аренду жилья, проезд и проживание (суточные). Документ заполняется непосредственно работником и подлежит одобрению руководителем путем проставления резолюции. Выдача денег производится в кассе предприятия/бухгалтерии в виде аванса. По возвращении работник должен написать отчет о расходовании выданных денег с приложением подтверждающих документов (билеты, квитанции).
Заявление на выдачу денег на командировочные траты должна содержать:
- данные о работнике и нанимателе (вверху справа);
- текст документа отображает сумму требуемую на расходы;
- дата написания и подпись сотрудника.
Заявление на командировку образец бланк
- Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.
- Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.
- Понятие командировки
- Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.
- Причем надо отметить, что:
- когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
- командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.
Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.
В каких случаях требуется?
В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.
Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.
Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.
Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.
Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.
По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.
При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.
В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.
Трудовой кодекс РФ
Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:
- сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
- сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
- сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:
- сотрудники до 18 лет;
- женщины беременные;
- сотрудники, работающие по ученическому договору;
- сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.
С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.
Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.
Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.