Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Глава 30. Кадровый аудит в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.
Объекты аудита персонала
В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:
-
Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
- планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
- система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
- вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
- аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
- система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
- социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
- Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
- Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.
Когда нужен кадровый аудит персонала
Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:
— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.
— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.
— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.
— Вступление в силу изменений в законодательстве.
— Планирование крупного набора персонала.
— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.
Проводим внутренний кадровый аудит
Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.
В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:
Что такое внутренний кадровый аудит?
Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.
С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?
Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.
В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?
- При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
- При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
- При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.
Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?
- Полный (по всем участкам ведения КДП).
- Выборочный.
При выборочном аудите проверяются:
- отдельные участки ведения КДП;
- или документы по отдельным работникам;
- или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.
Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?
Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.
Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.
Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.
Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?
В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:
- направить работника кадровой службы на учебу;
- дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
- перевести на другую работу;
- расстаться с работником.
Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?
Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.
Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.
Кадровые журналы, ведение которых обязательно
| Наименование журнала |
Ссылка на нормативный акт |
|
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «в» ст. 695 |
Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69 |
| Приходно- расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «д» ст. 695 |
Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69 |
| Журнал учета проверок |
Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176 |
Закон N 294-ФЗ, п. 8 ст. 16 |
Библиографический список
А.Рогожина
Эксперт
в области управления персоналом,
руководитель
группы проектирования и сопровождения
организационных изменений
ОАО «БИНБАНК»,
член Национального
союза кадровиков
Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.
Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.
В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.
Организационно-кадровый аудит — это экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий по сбору информации, ее анализу, и оценке на этой основе эффективности деятельности организации, оценке соответствия структурного и кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития, использования кадрового потенциала и регулирования социально-трудовых отношений.
Тем не менее, в любом конкретном случае использование организационно-кадрового аудита имеет целью определение фактической эффективности исследуемых объектов организации, управления персоналом и внесение необходимых корректировок для повышения качества и интенсификации деятельности в соответствии с разработанной методологией и стоящими задачами.
Основными объектами организационно-кадрового аудита являются:
система управления персоналом (СУП) — направления деятельности организации по отношению к персоналу, основные процедуры в рамках системы управления персоналом;
строение организации (ее структура) — организационная структура, состав и функциональная нагрузка подразделений, соотношение и соподчиненность основных элементов, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации;
трудовой (кадровый) потенциал — совокупность трудоспособных работников, имеющая определенную структуру, которые могут трудиться в организации при наличии необходимых организационно-технических условий;
Как отдельный объект организационно-кадрового аудита также можно рассматривать аудит ведения кадровой документации.
Лизинг персонала (от англ. Personnel Leasing) — управленческая технология, позволяющая обеспечить бизнес-процесскомпании необходимыми трудовыми ресурсами, используя услуги сторонней организации.
С точки зрения российского законодательства термин является некорректным, так как человек не может быть предметом арендных правоотношений. Он носит условный характер. Более корректным является термин предоставление персонала.
Схема функционирования лизинга персонала в российской практике
-
Кадровое агентство отбирает специалистов согласно требованиям заказчика (квалификация специалистов, их состав и сроки использования). Учитывая то, что специалисты в дальнейшем могут иметь доступ к конфиденциальной информации компании-заказчика, их отбирают с помощью особых методик.
-
Специалисты принимаются в штат и становятся полноправными, постоянными сотрудниками кадрового агентства. Юридически отношения между специалистом и агентством оформляются посредством трудового договора.
-
Выбор конкретного варианта схемы для заказчика. На этом этапе согласовывается договор, где определяются условия — оклад специалиста, а также комиссионные агентства (обычно до 5–10 % оклада специалиста). Одним из важнейших пунктов лизингового соглашения является объём работ, который должен выполнить специалист качественно и в установленные сроки.
-
Документальное оформление кадровым агентством трехсторонних отношений с заказчиком и специалистами. Трехсторонние отношения регулируются двумя разными договорами: трудовым договором между работником и кадровым агентством и договором между фактическим нанимателем и кадровым агентством. Таким образом заказчик не заключает отдельный договор с работником, он может отказаться от работника в любое время, если иное не установлено в соглашении с кадровым агентством.
-
Специалисты предоставляются заказчику для выполнения оговоренных функций в течение согласованного срока.
Преимущества использования лизинга персонала
-
Компания избегает длительной и затратной процедуры поиска специалистов;
-
Уменьшаются административные и временные издержки по ведению кадрового делопроизводства, бухгалтерского учета, составлению отчетности;
-
«Арендуя» специалиста через агентство, работодатель снимает с себя обязательства по социальным гарантиям перед сотрудником при увольнении;
-
Все возможные недовольства (в том числе и судебного характера) разрешаются агентством, а не компанией-заказчиком;
-
Работодатель имеет возможность в течение более длительного, чем это предусмотрено трудовым законодательством, срока наблюдать за сотрудником, а затем принять его на работу к себе в штат, не переживая за результат адаптации сотрудника в коллективе;
-
Отсутствие потерь и простоев в случае болезни основного сотрудника;
Для сотрудника также имеется немало положительных сторон: возможность дополнительного заработка, получение опыта работы в крупных компаниях, гибкость рабочего графика, уверенность в оплате труда.
Недостатки использования лизинга персонала
-
Переплата агентству за предоставляемые услуги;
-
Более низкая квалификация при равном размере затрат по сравнению со штатным сотрудником;
-
Риск приёма нечестного, неблагонадежного сотрудника;
-
Нелояльное отношение персонала по отношению к политике компании, руководству и т. д.
Недостатки для наёмного работника:
-
низкая степень защищённости,
-
появление у работодателя дополнительных возможностей уклониться от соблюдения прав работника с вредными условиями труда, прав работника при увольнении за счет использования подставной фирмы-однодневки
-
в зависимости от договора с агентством (например, если заключён договор подряда), могут отсутствовать гарантии постоянного трудоустройства, а также социальные гарантии и льготы, предусмотренные трудовым законодательством РФ.
Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невып��ата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Цели кадрового аудита
Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.
Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.
Этапы проведения кадрового аудита персонала организации
Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.
1. Подготовка.
На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.
2. Получение данных.
Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.
3. Обработка данных.
Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.
4. Формирование отчета.
В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.
Аудит включает в себя систематизированное исследование организационных приемов и способов достижения целей, политики, правовых требований к компании и/или профессиональных стандартов. Эффективный аудит указывает на разницу между тем, «что есть» и тем, что «должно быть» или «могло быть». Посредством сведения на нет или уменьшения этой разницы организация может увеличить соответствие правовым нормам, обеспечить согласованность с установленными профессиональными стандартами и/или способствовать процессу улучшения качества своей работы.
В финансовом и бухгалтерском секторе аудит является рутинной операцией. Зачастую проводится финансовый аудит, результаты которого предоставляются высшему руководству и кабинету директоров. Как правило, аудит включает в себя обзор финансовой политики и практик компании в сравнении с установленными стандартами бухучета и рекомендованными приемами. Годовые отчеты госучреждений содержат заключение независимой сертифицированной аудиторской фирмы, подтверждающее, что финансовая отчетность является достоверной и соответствует в целом общепринятым практикам и стандартам.
В области человеческих ресурсов аудит не является рутинной операцией. Не существует особых законов и порядков, требующих от работодателей нанимать независимого аудитора для проведения учета политики и деятельности компании. Для работодателей общепринято в этих вопросах полагаться на своих юристов. Более крупные и авторитетные организации, тем не менее, разработали руководства внутренней оценки и системы независимых исследований.
Определение вектора аудита
Как видно из примерных задач аудита, указанных выше, аудит может быть направлен на анализ соответствия или непрерывного улучшения. В зависимости от цели, процесс и методика проведения аудита будет отличаться. Аудит на соответствие включает систематическое сравнение практической деятельности человеческих ресурсов с политикой компании и/или правовыми нормами. На выходе такого аудита получаем список отклонений между тем, что требуется, и тем, что происходит на деле.
Аудит непрерывного совершенствования – это систематический процесс определения несоответствия функциональной или организационной производительности тому, что есть, что могло быть и что должно быть. Результатом аудита должен стать список возможностей для увеличения эффективности и производительности.
Аудит качества услуг – конкретный пример аудита непрерывного совершенствования. В данном случае вектор аудита направлен в сторону достижения соответствия деятельности кадровых ресурсов требованиям клиента внутри компании (управленца или сотрудника). Соответствие определяется на основе удовлетворенности клиента с учетом важности, которую он придает рассматриваемой услуге.
Следующая схема описывает отношения самостоятельных или методических проблем к стратегическому или исполнительному вектору кадрового аудита.
Этапы аудиторской проверки
Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:
- Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
- Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
- Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
- Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
- Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.
После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:
- описание оснований для проведения проверки;
- перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
- информацию о заказчиках и исполнителях;
- методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
- сроки проведения;
- описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
- краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.
В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:
- Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
- Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
- Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
- Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
- Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.
Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении
Отчет № 1
О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»
Комиссия в составе:
начальника отдела кадров Иванова А. А.;
главного бухгалтера Петрова П. П.;
руководителя юридического отдела Сидорова С. С.
составила настоящий акт о нижеследующем:
- В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
- В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
- Вместе с тем установлены следующие нарушения:
- отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
- отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
- не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
- отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
- Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
- Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.
Члены комиссии:
(подпись) /Иванов А. А./
(подпись) /Петров П. П.
(подпись) /Сидоров С. С./
***
Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.
Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Что такое кадровый аудит и зачем его проводить
Кадровый аудит является комплексным анализом кадровых документов организации и проверка их на соответствие нормативным актам компании и Трудовому законодательству РФ.
Правильно организовать кадровую работу удается далеко не всем организациям, из-за чего может возникнуть путаница и разбалансированность работы предприятия. Многие руководители уделяют недостаточно внимания подготовке кадровиков и проверкам кадровых документов, что несет в себе дополнительные риски. Кадровый аудит организации призван на профессиональном уровне проверить и проанализировать как кадровую работу организации в общем, так и по отдельным направлениям, актуальным для данного предприятия. В процессе проверки будут выявлены особо значимые ошибки и неточности в оформлении документации, а также их противоречия законам России и внутренним нормативным актам самого предприятия. В итоге предприятие получает объективную оценку работы отдела кадров и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства, а также рекомендации по дальнейшей работе отдела кадров.
Где заказать кадровый аудит?
Провести внутренний кадровый аудит собственного потенциала или персонала, компания может выполнить своими силами, однако, оптимальным решением будет обратиться за помощью к профессионалам. Самостоятельный кадровый аудит организации позволит сэкономить средства на оплате специалистов и изучить новую сферу делопроизводства, но при этом сотрудники будут отвлечены от текущих задач персонала, кадровый аудит будет необъективным.
Кадровый аудит организации от специалистов обладает рядом достоинств:
- время персонала экономится – нет необходимости отвлекать их от текущих задач, документации;
- результатом, который предлагает кадровый осмотр персонала или потенциала фирмы будет глубокая и актуальная экспертная проверка;
- отчетность полноценна, а рекомендации эффективны;
- возможность заказать все виды аудита, в том числе аудит кадровой документации, кадрового потенциала персонала, а также аудит кадрового делопроизводства.